Все мы совершаем покупки в магазинах. Одни делают это чаще, другие реже. Мы приобретаем продукты питания и напитки, обувь и одежду, бытовую технику и домашнюю электронику. Все не перечесть. Но в процессе совершения покупок могут возникать разные непредвиденные ситуации. К примеру, кассир по ошибке взял с клиента большую сумму, пробив при этом чек. Что делать в таком случае? Или покупатель не хочет отоваривать уже оформленный в централизованной кассе чек, возникли веские причины для возврата товара уже после его приобретения, причем до окончания текущего рабочего дня. Во всех таких ситуациях деньги возвращаются покупателю, и он особо не задумывается, как это происходит.
Оформление возврата товара
Этот вопрос волнует, в первую очередь, торгующую организацию. Ведь все, что связано с деньгами, всегда находится на особом контроле надзорных фискальных органов. Каждая операция по возврату денег покупателю оформляется актом, унифицированная форма КМ-3 которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 и имеет код 0330103 по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Акт, фиксирующий возврат денежных средств, составляется обычно кассиром-операционистом в одном экземпляре в конце рабочего дня, когда осуществляется подсчет дневной выручки и снимается Z-отчет с контрольно-кассовой машины (ККМ). Унифицированная форма КМ-3 этого документа после заполнения подписывается членами комиссии в составе заведующего отделом или секцией, старшего кассира и/или кассира-операциониста и утверждается директором организации. К оформлению документа нужно относиться внимательно.
Образец заполнения унифицированной формы КМ-3
К акту возврата денежных сумм покупателям в обязательном порядке должен быть приложен чек, ведь при его отсутствии при проведении очередной налоговой проверки этот факт может трактоваться как неоприходование выручки. Во избежание неправильного оформления формы, следует вначале хорошо изучить образец заполнения акта и исходить из представленного примера.
Порядок заполнения формы КМ-3:
Правильное заполнение акта гарантирует отсутствие у торгующей организации проблем в будущем.
Скачать форму КМ-3.
Грамотное ведение кассовой дисциплины – необходимость, которая в ходе налоговых проверок может уберечь предприятие от многих неприятностей. Именно поэтому, приходуя денежные средства, следует не только правильно фиксировать выручку, но и документально оформлять возвраты и ошибки.
Если в организации был произведен возврат потребителю денег, по неиспользованному или ошибочному кассовому чеку, то данная операция должна быть подтверждена. Документом, позволяющим удостоверить факт передачи денег в этом случае, является акт о возврате наличных денежных средств. Правильно подготовленный документ позволит обосновать факт уменьшения выручки организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Чтобы понять, что собой представляет акт о возврате денежных сумм, следует рассмотреть при каких ситуациях необходимо его оформление, какой вид имеет данный документ, и как его правильно заполнить.
Когда и в каком виде он нужен
Требования кассовой дисциплины регламентируют случаи, при которых следует оформлять акт, а также его форму.
С информацией по нормативам оформления акта, необходимости составления, а также последствиями его отсутствия, можно ознакомиться:
- в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утверждены Постановлением Госкомстата России №132, 25.12.98);
- в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены Минфином России №104 30.08.93);
- в Указаниях ЦБ № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (07.10.13) и № 1843У «О расходовании наличных средств из кассы» (20.06.07);
- в Письмах УФНС № 22-12/97729 (03.11.06), №34-25/072141(30.07.07), № 18-11/3/092847 (01.10.07), №22-12/118181 (18.12.08); №АС-4-2/6710 (11.04.13);
- в КоАП.
Составлять акт придется, когда из кассы выдаются денежные средства, чек на которые уже пробит, а также в случае ошибок, совершенных кассирами.
Типичными примерами таких случаев являются:
- завышенная сумма чека, ошибочно набранная кассиром при его пробитии;
- чек, выбитый кассиром ошибочно, деньги по которому в кассу не поступили;
- возврат потребителю переплаты, если какой-то из товаров ошибочно пробит несколько раз;
- возврат покупателем купленного товара и компенсация его стоимости из кассы;
- отказ потребителя от покупки после пробития кассового чека и т.д.
Любой возврат средств из кассы требует оформления акта.
Важно помнить, что акт, который отражает возврат покупателю, должен основываться на заявлении последнего.
Требования к заявлению:
- заявление потребителя оформляется письменно, форма изложения произвольна;
- помимо описания претензий или причин возврата товара, текст заявления должен обязательно включать дату обращения, сумму возврата и подпись потребителя;
- чтобы кассир произвел возврат, на заявлении должно стоять разрешение от руководителя организации, либо от лица, имеющего на это полномочия.
Если виза руководителя отсутствует, возврат не допускается, и составлять акт КМ-3 не потребуется.
На необходимость составления акта влияют:
- наличие вышеописанных причин и оснований;
- факт совпадения даты пробития чека и даты проведения возврата;
- способ оплаты покупки.
Если дата возврата позже даты пробития чека, или покупатель приобрел товар, расплатившись не наличными деньгами (например, банковской картой), то акт возврата КМ-3 не оформляют. Это связано с тем, что в этих случаях производить возврат наличных средств из кассы организация не имеет права.
Возврат производят из средств организации (главной кассы), на основании заявления потребителя и приложенного к нему чека, подтверждая факт передачи средств расходно-кассовым ордером (КО-2). Запись о совершенной операции заносится в кассовую книгу в день выдачи средств. При этом допускается производить возврат за счет средств выручки, не занесенной на расчетный счет.
Таким образом, акт по форме КМ-3 составляется только, если возврат средств или исправление ошибки кассира осуществляются в день пробития чека. При этом важно помнить, что акт – это документ, прикрепленный к конкретной кассе. Поэтому, если касс несколько, то возврат должен производиться именно на том аппарате, на котором возвращаемый чек был пробит.
Для возврата установлена унифицированная форма акта – КМ-3, имеющая код по ОКУД – 0330103. Бланк формы КМ-3 имеет следующий внешний вид.
Пример оформления акта о возврате денежных сумм
Процедура оформления актов осуществляется в конце кассовой смены, после снятия Z-отчета (отчет о выручке по кассе за день). Составляется документ в одном экземпляре. Кассир обязан учесть в нем все ошибочные чеки, а также все суммы, которые были возвращены потребителям в течение смены.
Заполнение бланка может производиться вручную, либо быть сформировано на компьютере. Часть программ, поддерживающих работу кассы, например 1С, Контур, SAP, имеют функцию, позволяющую сформировать акт КМ-3.
В составлении акта принимает участие комиссия, в которую входят сотрудники, предоставившие кассиру право произвести возврат.
В зависимости от полномочий ими могут являться:
- заведующий подразделением/отделом/секцией;
- старший кассир смены;
- главный бухгалтер;
- руководитель организации.
Акт заверяется печатью и собственноручными подписями членов комиссии.
Кроме заполнения формы потребуется подкрепить составление акта дополнительными документами.
Сделать это можно:
- самим кассовым чеком;
- чеком товарным (если в процессе работы касса не используется);
- чеком возврата.
Чек, на основании которого составляется акт, должен быть подписан руководителем или иным лицом, имеющим полномочия разрешить выдачу наличных из кассы. Также на чеке проставляется штамп о том, что он погашен.
Чеки, учтенные в акте, должны быть наклеены на лист бумаги. Они являются приложением к акту, и должны храниться 5 лет вместе с ним.
Если акт составляется по причине возврата средств, то само заявление потребителя с визой руководителя организации, как основание возврата, также прикладывается к акту.
После оформления акта реквизиты документа заносятся в журнал кассира. Сам акт и приложения передаются в бухгалтерию организации. На его основании бухгалтер уменьшает сумму кассовой выручки за день.
Нестандартные ситуации
Несмотря на установленный порядок оформления, существуют ситуации, при которых его выполнение может быть затруднено.
Ошибка
Если в основании акта лежит ошибка кассира, то подтвердить её чеком не всегда возможно. Кассир может совершить ошибку, но, не заметив её сразу, отдать неверный чек потребителю. Также чек может быть утрачен кассиром (испорчен или потерян).
В этом случае руководитель имеет право наказать работника за халатность, согласно 244 статье ТК России. Однако это не отменяет необходимости оформлять акт и фиксировать в нем промах кассира. При составлении акта принято использовать в качестве основания объяснительную записку работника, допустившего её.
Форма объяснительной свободная.
В ней прописываются:
- дата совершения кассовой ошибки;
- ФИО ответственного сотрудника;
- номер ККМ;
- причины возникновения ошибки;
- причины отсутствия чека.
Законодательно это требование не закреплено. Но составление такого документа станет дополнительным доказательством того, что организацией не было допущено нарушений в фиксации прихода выручки. Также можно приложить к акту товарный отчет.
Возврат
Сложности, которые связаны с оформлением возврата денег потребителям, обусловлены тем, что правила оформления прописаны для идеальных условий.
Затруднения у кассиров возникают в случаях:
- если у потребителя, вернувшего товар, отсутствует чек;
- при необходимости вернуть деньги не по всему чеку, а только по его части;
- с печатью чека на возврат.
Случаи возникновения у организации обязанности возвращать клиентам деньги, прописанные в законе «О защите прав потребителей», предусматривают возврат средств даже без предъявления чека. Потребителю достаточно написать заявление на возврат и доказать, что товар куплен на данной торговой точке. Поэтому приложить кассовый документ не всегда возможно.
Если чека в наличии нет, это расценивается налоговыми специалистами, как нарушение требований по оформлению прихода выручки и может повлечь за собой наложение на организацию штрафа. Чтобы предотвратить такой исход дела, можно заменить чек заявлением потребителя, вернувшего товар о том, что чек был им утрачен.
Есть чек в наличии, но возврат производится только в отношении одного из перечня товаров, следует оформлять акт только на сумму возврата. При этом чек у покупателя придется забрать для отчета. Взамен закон допускает выдачу потребителю копии чека, заверенной печатью организации и подписью руководства.
Сложности, которые возникают при печати чека на возврат, часто вносят дополнительную путаницу в работу кассиров:
- в зависимости от марки/модели кассового аппарата, сумма возврата может отражаться в ККМ как выручка, а не как списание (это вносит дополнительные трудности в работу бухгалтерии);
- чек на возврат не всегда может быть выбит (например, если к моменту возврата в кассе недостаточно денег, чтобы компенсировать потребителю сумму покупки);
- чек на возврат — не фискальный документ и является лишь приложением к акту КМ-3.
Именно поэтому удобнее использовать схему составления акта КМ-3 с приложениями, минуя пробитие чека на возврат.
Инструкции по заполнению
При оформлении бланка следует заполнить обязательные поля.
К ним относятся:
| «Шапка» акта | В ней указываются:
|
| «Тело» документа | Данный раздел состоит из перечня чеков, по которым производится возврат.
По каждому чеку в разделе фиксируют:
|
| «Итого» | В этой строке указывается общая сумма всех произведенных возвратов, а под ней эта сумма же указывается прописью. Здесь же следует указать реквизиты приложений к акту: чеки кассовые и товарные, заявления, объяснительные и т.д. |
Конец документа содержит информацию о лицах, которые вошли в комиссию по составлению акта. На акте должны стоять подписи всех лиц, которые приняли участие в возврате средств (разрешили и реализовали его).
Прочие нюансы
Важно правильно заполнять все документы, чтобы доказать отсутствие умысла на сокрытие части выручки.
Акт будет недействителен, если не будет содержать:
- подписи лиц, разрешивших или осуществивших возврат;
- все подписи сделаны одним человеком;
- номера документа.
Также важно, чтобы документ был зафиксирован в дату оформления во всех сопутствующих документах – журнале кассира, кассовой книге и т.д.
Если не учитывать эти нюансы, то на основании КоАП, налоговая служба может оштрафовать организацию. Возможная сумма штрафа – 50000 рублей.
Следует знать, что срок давности по нарушениям, связанным с кассовой дисциплиной равен двум месяцам. Претензии, которые предъявляют на этом основании специалисты ФНС после этого срока, неправомерны.
Акт о возврате чека оформляется в единственном экземпляре, без помарок и исправлений, кассиром, пробившим ошибочный чек, в тот же день, когда это случилось, в конце рабочей смены, во время подсчёта выручки.
Образец заполнения КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм
Бланк КМ-3. Акт о возврате денежных средств по форм
Порядок заполнения формы КМ-3
В «шапке» Акта указывается:
- наименование предприятия, его телефон, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП;
- название ККМ, её производственный и регистрационный номер
- фамилия или номер кассира;
- номер акта, дата его составления;
- виза директора организации, утверждающего акт.
В табличной части указываются данные возвращённого чека и должность лица, одобрившего возврат.
Сумма возврата также указывается прописью под таблицей. В Акте перечисляются все приложенные к нему документы, объясняющие возврат.
Такая ситуация может сложиться, если:
- сумма пробитого чека больше действительной суммы покупки;
- покупатель вернул товар в тот же день, и стоимость его из кассы была изъята;
- чек был пробит ошибочно;
- покупатель заплатил в кассу, но не отоварил чек в отделе.
Акт принимает и подписывает комиссия, состоящая из руководителя организации, заведующего отделом, старшего кассира и кассира-операциониста, после чего акт, вместе с погашенными чеками, заявлениями покупателей с просьбой о возврате денег, объяснительными кассира и другими необходимыми для объяснения ситуации документами, сдаётся в бухгалтерию, где хранится 5 лет.
Погашенные чеки фиксируются в
Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.
Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.
Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.
Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3
ФАЙЛЫ
Заполнение полей формы КМ-3
В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.
Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.
Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.
Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.
На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.
Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.
Заполнение таблицы в КМ-3
Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.
Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.
Когда оформлять акт КМ-3
Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.
Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца
.
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет
.
