Минимальные командировочные расходы суточные в году. Оформляем командировку за границу

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...

• Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года

  Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...

• Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

  В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? Вопрос: В соответствии со ст. 168 ТК РФ в...

• Новые стандарты 2019 года

  Учреждение выдало аванс работнику на загранкомандировку в валюте. На дату выдачи...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  Загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной...

Действующее законодательство позволяет компаниям самостоятельно устанавливать размер суточных. При этом он должен быть зафиксирован в приказе или соответствующем акте организации. Учреждение может применять дифференцированный подход, учитывающий регион или статус сотрудника.

Суточные в 2016 году учитываются в расходах организации. Завышенный размер выплаты может вызвать интерес со стороны проверяющих органов, поэтому компании стоит подготовить обоснование применения конкретной суммы.

Многие учреждения используют лимиты, установленные в рамках расчета НДФЛ. В прошлом году данный показатель составил:

• для российских командировок 700 руб./день;
• для заграничных – 2500 руб./день.

Если сумма выплаты больше данных лимитов, то размер превышения облагается НДФЛ. Страховые взносы с суточных не выплачиваются.

Суточные получают все лица, которые находятся в командировке. Документального подтверждения расходования данных денег в законодательстве не предусмотрено.

Нюансы выплаты суточных:

1. Учитывается каждый день, проведенный в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.
2. Дни нахождения в дороге участвуют в расчете. Дата отъезда и прибытия определяется исходя из пункта, где сотрудник постоянно работает.
3. Для зарубежных командировок могут быть варианты отъезда и прибытия в один день. В таком случае выплачивается 50% зафиксированного размера суточных.
4. Время отъезда и прибытия также влияет на итоговый расчет. Если время до 24 часов, то учитываются текущие сутки, если после 0 часов, то следующие. Кроме того, нужно учитывать время проезда до и с вокзала, аэропорта и т.д.

В части российских командировок суточные могут быть отменены уже в 2016 году, что предполагают изменения, предложенные Минфином.

Ожидаемые нововведения

Минфин предлагает оставить только суточные в случае зарубежных командировок, в данном случае размер выплаты могут колебаться в диапазоне 39-64 долл./сутки. Таким образом ведомство намерено увеличить прибыль компаний, что приведет к дополнительным поступлениям в бюджет.

В условиях экономического кризиса и низких цен на нефть выполнение доходной части бюджета находится под угрозой. Однако отмена суточных для российских командировок не принесет значительных поступлений в бюджет.

По оценкам экспертов, инициатива Минфина негативно отразится на деятельности представителей бизнеса и работниках. Стремление чиновников любой ценой увеличить поступления в бюджет не принесет желаемого эффекта. При этом может усложниться механизм оформления командировок, что станет дополнительной проблемой для предпринимателей.

Кроме того, с января 2016 года вступили в действия следующие изменения в части оформления суточных: служебное задание и командировочное удостоверение были исключены из списка необходимых документов.

Другие расходы при командировке

Помимо суточных, компании будут компенсировать затраты на проживание и проезд. Данные расходы работники подтверждают соответствующими документами, которые передаются в бухгалтерию. Кроме того, данные документы подтверждают сам факт поездки. В случае поездки на личном транспорте необходимо оформить служебную записку.

Документы , необходимые для компенсации затрат на проезд:

• билеты;
• квитанции
• посадочные талоны и т.д.

Если данное подтверждение утеряно, то потребуется обратиться к перевозчику за копией. Еще одним вариантом подтверждения выступает электронный билет.

В случае компенсации расходов за проживание, придется предоставить квитанцию или счет за жилье. Для заграничных командировок дополнительно необходимо предоставить отметки о пересечение границы в обе стороны, которые фиксируются в загранпаспорте.

Организация может оплачивать другие расходы, связанные с командировкой, в том числе оформление загранпаспорта, виз и т.д.

В 2016 году правительство может утвердить изменения, отменяющие суточные выплаты для командировок по территории России. Данная инициатива направлена на увеличение поступлений в бюджет, что является актуальной задачей в условиях кризиса.

Кроме того, внесены изменения в оформление суточных и отменены служебное задание и командировочное удостоверение.

Компании смогут самостоятельно определять размер выплаты, закрепляя его в соответствующих документах. Если данная сумма будет превышать установленные лимиты, то придется заплатить НДФЛ в части превышения.

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• номер документа, дату составления;
• персональные данные работника, занимаемую должность;
• место выполнения служебного задания в командировке;
• срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
• цель пребывания в командировке;
• отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
• учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

• на проезд в командировку в обе стороны;
• на аренду жилья в командировке;
• суточные;
• другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

• 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
• 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

• маршрутной квитанции электронного билета;
• багажной квитанции;
• посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

• Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

• Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
• Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

покане произошла — к всеобщему одобрению многочисленной армии командируемых. Как законодатели пришли к такому решению и почему суточные попали в разряд неугодных выплат, вы узнаете из нашей статьи.

Суточные чуть не отменили

Новостью о грядущей отмене суточных Минфин «порадовал» в конце прошлого года. Эта участь должна была постичь отечественные «командировочные» компенсации — зарубежные служебные поездки новшество не затрагивало.

Неожиданное решение финансистов нашло отражение в проекте поправок к постановлению Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749 о служебных командировках.

Привычный всем перечень командировочных выплат планировалось лишить 1 из важных пунктов (выплаты суточных). Если бы отмена состоялась, перечень стал бы иметь следующий вид:

• возмещение расходов по перемещению работника к месту командировки;
• компенсация затрат на аренду помещения для проживания командированного сотрудника;
• иные расходы, возникающие в связи с нахождением и исполнением служебных обязанностей работника вне его постоянного места жительства.

Это мероприятие Минфин назвал оптимизацией порядка возмещения расходов и уточнением понятия «суточные».

Предполагалось, что работодатели, не ущемляя законных прав и интересов своих работников, будут возмещать дополнительные расходы, связанные с командировками, в соответствии с внутрифирменными локальными актами (коллективным договором, положением о командировках и др.). При этом все понесенные работником расходы необходимо будет подтвердить документально.

Об организации командировочного процесса в компании см. в статье .

Отмена суточных при командировках в 2016 году пока не состоялась, однако законодатели упорно пытаются реформировать устоявшийся порядок оформления командировок. Подробнее об этом — в следующем разделе.

Командировочные в 2016 году

Российские командируемые пока могут спать спокойно: официальная отмена суточных при командировках и введение обязательного документального подтверждения всех расходов, понесенных работником в связи со служебной поездкой, не произошли.

Однако изменения в части оформления командировок все же вступили в силу, и с января текущего года из обязательных командировочных документов исключили:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполнении задания.

Теперь срок деловой поездки работника можно подтвердить только проездными билетами или служебной запиской.

Нововведения стали неожиданностью для работников и работодателей и внесли сумятицу и неразбериху в устоявшуюся четкую схему оформления командировок.

Как показала практика истекших месяцев, урезанный формат командировочных документов прибавил головной боли администрации компаний и самим работникам. Работодателям стало сложнее контролировать сотрудников, а у последних прибавилось бумажной волокиты. Вместо пары фраз в служебном задании о выполненной в командировке работе теперь от них требуется оформление отдельного документа — служебной записки.

Большинство компаний все же не отказались от привычного комплекта бумаг и по-прежнему оформляют и командировочное удостоверение, и служебное задание. Но сегодняшний статус этих бумаг делает их пригодными только для внутрифирменного контроля. Налоговые расходы они не обосновывают.

Изучайте командировочные документы с помощью материалов нашего сайта. См. статью .

Итоги

Произойдет ли отмена суточных в 2016 году, предугадать невозможно. Пока стремление финансистов оптимизировать расходы и реформировать процедуру оформления командировочных документов ничего, кроме неразберихи и дополнительной бумажной волокиты, коммерсантам не принесла.