Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Командировка за границу: основные расходы
Суточные при командировке за границу
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Расходы на проезд
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
Расходы на проживание
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Расходы на получение визы
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Прочие расходы на зарубежную командировку
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Документальное оформление командировки за границу
Оформление зарубежной командировки начинается с , в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять . Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.
Что на это говорит закон?
Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.
Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.
И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:
- за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
- если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).
Какие нормативные документы используются?
- Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
- Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
- Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).
В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.
Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).
Кого можно направить?
До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.
Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:
- женщин, имеющих беременность;
- инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
- несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
- сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).
- женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
- одинокие отцы;
- одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
- сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
- опекуны либо попечители несовершеннолетних;
- работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.
Особенности оформления
Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.
В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.
Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.
Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.
То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).
Пошаговая инструкция
Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:
- доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
- издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
- выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
- ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
- расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.
Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.
С чего начать?
Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.
Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.
Этапы
По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.
Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:
- оформление визы (при необходимости);
- бронирование гостиничного номера;
- подготовка необходимых документов;
- определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
- за дни командировки;
- оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.
Длительность поездки
С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.
Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.
Их обоснованием может служить:
- экономическая целесообразность;
- документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.
Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.
Документы
Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.
Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.
Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).
Процедуры при отъезде
Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.
Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.
Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.
Подтверждение
О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.
Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.
Оплачиваем и возмещаем расходы
Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.
Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.
Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.
Какой курс учитывать при расчете?
Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.
Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.
Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.
Размер суточных в 2019
Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.
Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.
Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.
Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:
| Показатели | Суммы денежных средств (в рублях) | Проводки |
| Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня | ||
| Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору | 10500 | Дт 71 — Кт 50-1 |
| Отражено в авансовом отчете | 10500 | Дт 20 — Кт 71 |
| Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) | 390 | Дт 70 — Кт 68 |
Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.
Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.
Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).
Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы
В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.
В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.
Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.
Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.
Нормы проживания
Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.
С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.
Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.
Порядок выдачи аванса
Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.
Ее статьи, как правило, следующие:
- проезд к месту командирования и обратно;
- проживание;
- суточные;
- оформление медицинской страховки;
- перевозка багажа весом до 30 кг;
- телефонные переговоры;
- получение визы и загранпаспорта;
- расходы при обмене валюты.
Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.
Компенсация проезда
По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.
Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.
Поездка на служебном автомобиле
Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.
Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.
Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.
Аренда (прокат) автомобиля
Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.
Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.
К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:
- договор аренды (проката) автомобиля;
- акт о возврате автотранспорта;
- чеки и счета об оплате услуг компании.
Использование платежных карт
Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.
Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:
- оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
- расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.
Пример:
Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.
Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:
| Расходы | Курс ЕВРО на дату утверждения отчета | Сумма в ЕВРО | Сумма в РУБЛЯХ |
| Суточные за 3 дня | 84,8104 | 180 | 15265,78 |
| Расход на конвертацию | 354,22 (15620 – 15265,78) | ||
| Проживание в гостинице | 84,8104 | 520 | 44101,41 |
| Расход на конвертацию | 2688,59 (46790 – 44101,41) |
Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!
Бухучет и проводки
Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.
Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).
Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.
Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:
- 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу) 8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
- 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы) 8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
- 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница) 474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).
Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).
Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).
Налогообложение
О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:
| Расходы | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы |
| Суточные | Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу | Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки | Не начисляются |
| Проживание (включая бронирование) | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете | Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) | Не начисляются |
| Доп.услуги, оказываемые гостиницами | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой | Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. | Не начисляются |
| Проезд | Учитываются фактические затраты при наличии документов | Не облагаются в случае документального подтверждения | Не начисляются |
| Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем | Учитываются в полном объеме в прочих расходах | Не облагаются | Не начисляются |
| Плата за пользование VIP-залом аэропорта | Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом | Облагается | Начисляются |
| Оплата такси | Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами | Не облагается | Начисляются |
| Мед.страховка | Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда | Не облагается | Начисляются |
| Консульские и аэродромные сборы | Не облагаются | Не начисляются | |
| Сборы за право въезда или транзита автотранспорта | Учитываются в размере фактических расходов | Не облагаются | Начисляются |
Нюансы для бюджетников
Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.
Учитываются также расходы принимающей стороны.
Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.
Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.
Порядок оформления для госслужащих
Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.
Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).
Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?
При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.
Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.
Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).
В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).
Обратите внимание
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).
Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.
Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.
Суточные во время загранкомандировок
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
- в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
- в рублях - при следовании на территорию РФ.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).
Пример 1
Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.
27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
- за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
- за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
- за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
- за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.
Если аванс выдан в валюте
Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ .
В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).
Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.
При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 2
27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.
Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:
27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;
02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет | 50-в* | 52 | 73 563,3 |
|
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро) | 71 | 50-1 | 73 563,3 |
| 02.02.2015 | |||
|
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро) | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро) | 50-1 | 71 | 781,1 |
|
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро) | 71 | 91-1 | 4 547,2 |
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.
В налоговом учете организации будут отражены:
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
- внереализационные доходы - 4 547,2 руб.
Если аванс выдан в рублях
В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:
- на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм;
- на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?
Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Пример 3
Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.
В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.
В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.
Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).
Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).
Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| 71 | 50 | 76 000 | |
| 02.02.2015 | |||
| 26 | 71 | 74 200 | |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом | 50 | 71 | 1 800 |
| Отражен ПНА | 68 | 99 | 625,88 |
В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.
Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.
Пример 4
Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 76 000 |
| 02.02.2015 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб. | 71 | 50 | 1 329,4 |
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.
Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.
Оформление загранкомандировки
При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).
В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.
Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).
Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.
Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.
В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).
Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.
Оформление авансового отчета по командировке за границу
Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.
Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):
в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;
в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.
Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):
в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;
в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.
Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.
Документы, подтверждают командировочные расходы работника
Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).
Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):
если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).
Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.
При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.
Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.
Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке
Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).
Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):
за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;
за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.
Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):
для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;
для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.
При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).
Суточные и НДФЛ
При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.
Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:
Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);
Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).
С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.
Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...
- Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года
Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...
- Какие суммы не учитываются при определении предельной суммы дохода для предоставления стандартного вычета по НДФЛ?
И 2 500 руб. – в загранкомандировку (соответственно, суммы суточных, превышающие указанные...
- Как отправить сотрудника в командировку
Какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда...
- Командировка на один день: как оформить и учесть?
На наем жилого помещения в заграничной командировке, то они возмещаются с учетом... . за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие ограничения действуют и при... : как подтвердить выплату суточных при заграничной командировке? Из Положения № 749 и Порядка...
- Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? Вопрос: В соответствии со ст. 168 ТК РФ в...
Тема командировок поднималась в № 10 и 11 нашего журнала за этот год . Были затронуты вопросы гарантий командированным работникам, в том числе обязанность работодателя возмещать расходы работника, отправляемого в командировку.
Командировки могут быть как внутри страны, так и за рубеж. Отличи-тельными особенностями последних является, во-первых, то, что расходы командированного лица ведутся в валюте, причем нередко в «экзотической» (той, для которой ЦБР не устанавливает официального курса); во-вторых, загранкомандировки требуют дополнительных расходов (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Есть тонкости в учете аванса, который может быть как «рублевым», так и «валютным».
Об этих и других особенностях загранкомандировок и пойдет речь в сегодняшнем материале.
Лицу, направляющемуся в загранкомандировку, выдан аванс…
Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как РФ, так и иностранных государств определены в Положении № 749 .
Согласно п. 10 этого документа работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).
Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.
…в валюте
В силу п. 16 Положения № 749 оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ . Частью 1 ст. 9 этого закона устанавливается общее правило: между резидентами запрещены. В той же части содержится перечень валютных операций, совершение которых между резидентами разрешается как исключение из данного правила. К таким валютным операциям п. 9 ч. 1 ст. 9 относит операцию по оплате расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
На практике возможны случаи, когда инспекторы Росфиннадзора привлекают организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ (согласно этой норме осуществление незаконных валютных операций или валютных операций с невыполнением установленных требований влечет наложение административного штрафа на граждан, должностных и юридических лиц в размере от 3/4 до полной суммы валютной операции). На неправомерность таких действий указал Президиум ВАС в Постановлении от 18.03.2008 № 10840/07: поскольку валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом – резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на , разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.
Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение, составляемого в произвольной форме (п. 2.1 Указания ЦБР № 2054-У ).
При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 1 ст. 8 Закона о бухучете , п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).
Случается, что поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходо-ванной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
В бухгалтерском учете курсовые разницы будут отражены в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Теперь разберемся, на какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 1.
ООО «Стрела» направило своего работника в зарубежную командировку. 8 июля 2011 г. с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. 12 июля деньги были выданы работнику, командированному за границу. 19 июля работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБР, составил:
– 08.07.2011 – 40,0917 руб./евро;
– 12.07.2011 – 39,8033 руб./евро;
– 19.07.2011 – 39,5894 руб./евро.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
08.07.2011 |
|||
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет (1 000 евро х 40,0917 руб./евро) |
|||
12.07.2011 |
|||
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 39,8033 руб./евро) |
|||
|
(1 000 евро х (39,8033 - 40,0917) руб./евро) |
|||
19.07.2011 |
|||
Отражена сумма командировочных расходов (850 евро х 39,5894 руб./евро) |
|||
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом (150 евро х 39,5894 руб./евро) |
|||
Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (39,5894 - 39,8033) руб./евро) |
1. В главном меню находим пункт «Markets».
2. В этом пункте есть выпадающий список. Находим в нем раздел «Markets Data».
3. В данном разделе есть подраздел «Data Archive». Открываем его.
4. В открывшемся новом окне внизу страницы находим категории и производим выбор:
– в окне «Choose a Category» (выбрать категорию) – «Currencies» (валюты);
– в окне «Choose a Report» (выбрать сообщение) – «FT Guide to World Currencies»;
– в окне «Select a date» выбрать дату.
5. Нажимаем «Download» (загрузить).
На экране появится отчет, где представлены список курсов нескольких десятков валют к основным мировым валютам – фунту стерлингов, доллару США, евро и японской иене, а также изменение курса за неделю.
Имейте в виду, что в формуле курс «редкой» валюты к доллару берется не на дату его определения, а на предшествующую дату. Для чего это сделано? По данным информационных агентств, необходимо взять среднюю котировку валюты к доллару за целый день. При этом котировки валют в течение дня меняются, и определить дневную котировку можно только в конце дня.
Таким образом, при определении курса «редкой» валюты к рублю, к примеру, на 2-е число месяца, надо взять последнюю дневную котировку этой валюты к доллару США на 1-е число месяца.
Пример 4.
Работник организации был направлен в загранкомандировку в Монголию, длившуюся с 1 по 14 июля 2011 г.
1 июля из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 24 000 руб. В этот же день работник приобрел 800 долл. США в обменном пункте по курсу 29 руб./долл. США.
Прибыв в Монголию, работник обменял 780 долл. США на местную валюту – монгольские тугрики (tugrik) по курсу 1 260 тугриков/долл. США. Всего он приобрел 982 800 тугриков, которые были потрачены на командировочные расходы, что подтверждено соответствующими документами.
Возвратившись из командировки, работник продал остаток – 20 долл. США в обменном пункте по курсу 28 руб./долл. США.
Все операции по конвертации валюты подтверждены справками банков.
15 июля работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБР на 15.07.2011 составил 28,0610 руб./долл. США.
Для начала посмотрим, сколько фактически израсходовал работник в пересчете на рубли.
Израсходовано на покупку валюты 23 200 руб. (800 долл. США х 29 руб./долл. США).
Получено от продажи остатка аванса 560 руб. (20 долл. США х 28 руб./долл. США).
Итого работник фактически израсходовал 22 640 руб. (23 200 - 560). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 1 360 руб. (24 000 - 22 640).
Для этого воспользуемся сайтом газеты «Financial Times», где курс монгольского тугрика к доллару США на 14 июля 2011 года (дату, предшествующую дате определения курса) установлен в размере 1 239,5 тугрик/долл. США.
Курс руб./тугрик на 15.07.2011 = курс руб./долл. США на 15.07.2011 / курс тугрик/долл. США на 14.07.2011.
Курс руб./тугрик на 15.07.2011 составил 0,022639 руб./тугрик (28,0610 руб./долл. США / 1 239,5 тугрик/долл. США).
Для целей исчисления налога на прибыль сумма командировочных расхо-дов составила 22 250 руб. (982 800 тугриков х 0,022639 руб./тугрик).
Постоянная разница равняется 390 руб. (22 640 - 22 250). Постоянное на-логовое обязательство (ПНО) составит 78 руб. (390 руб. х 20%).
См. статью М. В. Моисеева «Поездка по заданию работодателя».
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Указание ЦБР от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
Инструкция ЦБР от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».
