Ндс за гостиницу без счет фактуры. Ндс при оказании услуг гостиницы

Светлана Хвостова, заместитель директора – руководитель аудиторской практики
ООО АКФ «Экспертный центр “Партнеры”»

Общий порядок применения вычетов

В пункте 1 статьи 172 НК РФ указано, что вычеты «входного» НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг). При этом пункт 7 статьи 171 НК РФ устанавливает специальные правила применения вычета НДС по командировочным расходам: «Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки <…> в том числе, расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций».

Однако, согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ, при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет населению обязанность по выставлению счета-фактуры считается исполненной в момент выдачи чека ККМ или бланка строгой отчетности, в которых выделена сумма НДС. Поэтому гостиницы, как правило, не выдают счета-фактуры командированным работникам.

Для этого случая в пункте 18 Правил ведения книги покупок (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) предусмотрена следующая норма: «При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников <...> в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке».

На это в очередной раз обратил внимание Минфин России в комментируемом письме.

Аналогичная точка зрения содержалась и в более ранних письмах ведомства (например, от 03.04.13 № 03-07-11/10861, от 21.11.12 № 03-07-11/502 и т. д.).

Правила оформления БСО

Налогоплательщикам следует учитывать, что к оформлению бланков строгой отчетности законодательством предъявляются специальные требования.

До 1 декабря 2008 года при оказании услуг по найму жилых помещений применялись бланки строгой отчетности по формам № 3-Г «Счет» и № 3-Гм «Счет», утвержденные приказом Минфина России от 13.12.93 № 121. После указанной даты они утратили силу (п. 2 постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Минфин России в информационном письме от 22.08.08 разъяснил, что организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению без применения ККТ, вправе использовать самостоятельно разработанные формы бланков. Такой бланк должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Таким образом, если работодатель заключил договор с гостиницей, то в книге покупок он должен зарегистрировать счет-фактуру и документы, подтверждающие фактическую уплату налога. При отсутствии такого договора гостиница оказывает услугу работнику – физическому лицу, поэтому вместо счета-фактуры он получит бланк строгой отчетности или чек ККМ с актом произвольной формы. В этом случае в книге покупок организация может зарегистрировать бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом или с использованием автоматизированных систем, в котором отдельной строкой указана сумма НДС.

К сожалению, если гостиница выдает работнику акт произвольной формы и чек ККМ, то у организации-работодателя, хотя в этом и нет нарушения законодательства, права на вычет «входного» НДС не будет.

По общему правилу вычет налога на добавленную стоимость производится на основании счета-фактуры. Однако наличие счета-фактуры для вычета необязательно при оказании услуг населению (в частности, гостиничных услуг). Его может заменить другой документ. Минфин России разъяснил порядок применения вычета в данном случае. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 21.11.12 № 03-07-11/502)

СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРАВИЛО

Суммы НДС по расходам на командировки (включая затраты на наем жилого помещения, учитываемые в уменьшение прибыли) при исчислении налога на добавленную стоимость, уплачиваемого в бюджет, подлежат вычету. При этом в части командировочных расходов вычет может быть осуществлен на основании не только счетов-фактур, но и иных документов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Дело в том, что в соответствии с пунктом 7 статьи 168 НК РФ при реализации платных услуг непосредственно населению требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. А при применении вычета НДС по расходам на приобретение услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников действует специальное правило. В книге покупок регистрируются бланки строгой отчетности (БСО) или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 1, 18 Правил ведения книги покупок…)* 1 .

* 1 Правила ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Специалисты финансового ведомства напомнили, что на бланках строгой отчетности при оказании услуг населению могут быть оформлены квитанции, билеты и другие документы, приравненные к кассовым чекам. Такой порядок предусмотрен пунктом 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов… утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее - Положение № 359).

БЛАНК НАДО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНЫМ ОБРАЗОМ

В комментируемом письме Минфина России обращено внимание на то, что применение вычета на основании БСО возможно, только если этот бланк оформлен в соответствии с установленными требованиями.

Во-первых, он должен содержать все реквизиты, указанные в пункте 3 Положения № 359, а именно:

А) наименование документа, шестизначный номер и серию;

Б) наименование и организационно-правовую форму - для организации; фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

В) местонахождение постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;

Г) идентификационный номер налогоплательщика;

Д) вид услуги;

Е) стоимость услуги в денежном выражении;

Ж) размер оплаты;

З) дату осуществления расчета и составления документа;

И) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

К) иные реквизиты, которыми организация вправе дополнить документ.

Либо бланк должен соответствовать другим установленным требованиям (в частности, при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа, а также если имеются формы БСО, утвержденные уполномоченными органами).

В письме Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 отмечено, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, для осуществления наличных денежных расчетов вправе использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий необходимые реквизиты. И подтверждено, что утверждения его формы уполномоченным органом власти не требуется.

В то же время чиновники указали на то, что использование бланка «Счет» по форме № 3-Г (утверждена приказом Минфина России от 13.12.93 № 121) с 1 января 2008 года неправомерно.

Заметим: если организация выдала бланк старого образца, оштрафовать ее не смогут* 2 .

* 2 Меры ответственности, установленные в пункте 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях в данном случае неприменимы. Подробнее об этом было рассказано в журнале «ДК» № 23, 2012, стр. 36.

Но необходимо учесть, что вычет НДС по такому бланку налогоплательщик получить не вправе.
Во-вторых, бланк должен быть изготовлен типографским способом или сформирован с использованием автоматизированных систем* 3 .

* 3 Разъяснения по требованиям к автоматизированным системам приведены в письмах ФНС России от 10.09.12 № АС-4-2/14961, Минфина России от 06.03.09 № 03-01-15/2-96, от 07.11.08 № 03-01-15/11-353, от 22.08.08 № 03-01-15/10-303.

Ведь ненадлежащим образом заполненный документ не соответствует требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ и не может служить основанием для признания расходов для целей налогообложения прибыли. А для командировочных расходов это означает и невозможность применения вычета по налогу на добавленную стоимость в силу прямого условия, содержащегося в пункте 7 статьи 171 НК РФ.

В-третьих, в комментируемом письме сказано, что сумма НДС должна быть выделена в бланке строгой отчетности отдельной строкой. И именно это требование (п. 18 Правил ведения книги покупок…) представляется не вполне логичным. Поясним.

С одной стороны, при реализации товаров (услуг) населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ, считаются выполненными. Финансисты привели эту норму в начале комментируемого письма. Но в пункте 6 статьи 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

Получается, что гостиница, руководствуясь пунктом 6 статьи 168 НК РФ не должна выделять НДС в выдаваемых бланках строгой отчетности за услуги по проживанию. А без выделенной суммы налога вычет невозможен. Так что представляется целесообразным попросить гостиницу НДС в бланке все-таки выделить.

Впрочем, арбитражные суды во главе с ВАС РФ поддерживают налогоплательщиков и считают правомерным применение вычетов НДС не только по бланкам строгой отчетности, но и по кассовым чекам (даже без выделения суммы НДС) при отсутствии счета-фактуры* 4 .

* 4 См. постановления ФАС Московского от 23.08.11 № КА-А41/7671-11, Центрального от 05.08.10 № А64-3986/09 округов, Президиума ВАС РФ от 13.05.08 № 17718/07 и др.

Если НДС выделен в счете гостиницы и кассовом чеке, то налогоплательщик вправе его предъявить к вычету.

В письме Минфина России от 23.12.09 № 03-07-11/323 сделана попытка разъяснить «судьбу» НДС, указанного в счете гостиницы, оформленном нетипографским способом, и выделенного в кассовом чеке отдельной строкой. При этом расходы на командировку экономически обоснованы.

Приведя вопрос, налогоплательщик рассчитывал получить положительный или, в крайнем случае, отрицательный ответ.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам на наем жилого помещения, принимаются к вычету.

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм налога производятся не только на основании счетов-фактур, но и на основании иных документов, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

В п. 7 ст. 168 НК РФ установлено, что при выполнении работ, оказании платных услуг непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На основании п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику.

В соответствии с п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359, на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, и т.д., приравненные к кассовым чекам.

На основании приведенных норм Минфин России делает вывод, что при исчислении НДС к вычету принимаются суммы этого налога, выделенные отдельной строкой в бланках строгой отчетности установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, в том числе находящимся в служебной командировке.

Значит ли это, что ответ – «нет»? Что кассовый чек в данной ситуации неприменим, а нужен обязательно бланк строгой отчетности? Совершенно непонятно.

Этот вопрос возник с 1 декабря 2008 года - момента, когда перестали действовать ранее утвержденные бланки строгой отчетности, в том числе форма № 3-Г. С этого момента каждая гостиница изготавливает свои бланки. При этом такие бланки документов документа могут изготавливаться не только типографским способом, но и формироваться с использованием автоматизированных систем. Самое главное – это соблюдение перечня реквизитов, указанного в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Но все эти требования установлены для случаев, когда не применяется контрольно-кассовая техника.

Впрочем, налогоплательщики могут спокойно рассчитывать в данной ситуации на вычет сумм входного НДС.
Дело в том, что в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24.03.09 по делу № А56-16826/2006 установлено, что вычет сумм входного НДС по услугам гостиницы возможно, если у налогоплательщика имеются счета за проживание, соответствующие форме бланков строгой отчетности. Но если даже счет не соответствует этой форме, достаточно иметь кассовые чеки со всеми необходимыми реквизитами. Практически наша ситуация!

Налог на прибыль и расходы на проживание
Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице и чеков ККТ (при оплате гостиницы за наличный расчет).
Если работник привез в качестве подтверждающего расходы документа бланк строгой отчетности (до 1 сентября 2007 г. таковым является счет по форме № 3-Г), то кассовый чек для подтверждения расходов в этом случае не требуется (п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, ).
Если работники часто ездят в командировки в один и тот же город (одну и ту же местность), организации бывает выгоднее (удобнее) арендовать квартиры в этом городе и использовать их для проживания командированных работников.
Нужно иметь в виду, что, по мнению Минфина России, организация может учесть расходы на аренду квартиры в целях налогообложения прибыли, но только в той части, которая приходится на периоды, в течение которых квартира использовалась для проживания командированных работников.
Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58).
Расходы при расчете налога на прибыль, когда организация покупает квартиру, чтобы использовать ее как гостиницу для проживания командированных работников .
Минфин России считает, что расходы по содержанию такой квартиры могут быть учтены при налогообложении прибыли, но, как и в случае с арендой, только в той доле, которая приходится на периоды проживания в ней работников ().
НДС и расходы на проживание
Для применения вычета по НДС по расходам на проживание (п. 7 ст. 171 НК РФ) работник должен привезти из командировки счет из гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г или № 3-Гм. Счет по форме 3-Г является бланком строгой отчетности, на основании которого НДС можно принять к вычету. Не возражает против этого и Минфин России ().
Стоит обратить внимение, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (в редакции изменений, внесенных ), которым утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, старые формы бланков строгой отчетности (БСО), утвержденные (разработанные) до вступления в силу этого Постановления, могут применяться до утверждения новых форм БСО, но не позднее 1 сентября 2007 г. С 1 сентября 2007 г. старые формы бланков строгой отчетности применяться не должны, независимо от того, будут ли утверждены к этому моменту новые формы бланков для соответствующих видов деятельности. С этой даты организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, в отношении которых не будут утверждены соответствующие формы БСО, будут обязаны использовать контрольно-кассовую технику.
Таким образом, счет по форме 3-Г (3-Гм) может являться основанием для вычета НДС только до 1 сентября 2007 г.
Если в счете гостиницы (формы № 3-Г или № 3-Гм) НДС выделен отдельной строкой, то эту сумму можно заявить к вычету без счета-фактуры.
Если счет гостиницы, привезенный работником, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (например, он оформлен не по форме 3-Г или отпечатан не типографским способом), то для вычета НДС обязательно нужен счет-фактура.
Другие документы (счета или акты, выписанные организациями гостиничного хозяйства, но не являющимися бланками строгой отчетности) применяться в целях получения вычета по НДС не могут ( , ).
Счет-фактура должен быть выставлен гостиницей на имя организации, командировавшей работника. В нем должны быть правильно указаны наименование организации, ее ИНН и КПП, а также адрес. Если счет-фактура выставлен на имя командированного работника (в графе «Покупатель» указаны Ф.И.О. работника), то вычет по такому счету-фактуре не предоставляется ().
Если работник привез из командировки счет за проживание в гостинице произвольной формы и кассовый чек, то вся сумма расходов подлежит включению в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
При этом проблема может возникнуть в том случае, если либо в счете, либо в чеке, либо в обоих документах отдельно выделена сумма НДС.
В отсутствие бланка строгой отчетности и (или) счета-фактуры организация не имеет права на вычет НДС. При этом на практике, налоговые органы, как правило, утверждают, что в расходы эту сумму НДС включить тоже нельзя. Этот подход даже нашел свое отражение в официальном .
Однако несколько позднее вышло еще одно письмо Минфина России, в котором высказывается иная позиция. В нем говорится, что при налогообложении прибыли в составе расходов учитываются затраты на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, включая суммы налога на добавленную стоимость ().
В настоящее время порядок учета сумм НДС при отсутствии документов, дающих право на вычет, не однозначен. Если Вы не готовы к спору с налоговым органом, Вам придется не принимать эти суммы НДС, относя их в состав расходов, не уменьшающих налоговую базу по НДС.
Не стоит забывать, что вычет НДС по расходам по найму жилого помещения возможен только в том случае, если речь идет о проживании на территории Российской Федерации.
На практике встречаются случаи, когда, возвращаясь из командировки в государства – участники СНГ, работники представляют в бухгалтерию гостиничные счета с выделенной суммой НДС. Особенно часто это бывает при командировках в Республику Беларусь.
Бухгалтеру нужно помнить, что по расходам на проживание на территории иностранных государств (в том числе и на территории государств – участников СНГ, включая Республику Беларусь) сумма НДС к вычету не принимается, даже если она выделена в документах отдельной строкой.
Полная стоимость проживания (вместе с НДС) включается в этом случае в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль ( , ).

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах , в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ - Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).