Справка о кредиторской задолженности образец. Образец справки о дебиторской задолженности

В рамках ведения хозяйственной деятельности каждое юридическое лицо имеет кредиторскую, дебиторскую задолженности. Обязательства формируются в результате взаиморасчетов с контрагентами, персоналом, государственными органами и др. Информация о величине, состоянии долгов может быть полезна внутренним, внешним пользователям для оценки финансового положения, ликвидности, платежеспособности лица. Рассмотрим подробнее назначение, содержание, виды справки о сумме задолженности.

Область применения

Дебиторская задолженность (ДЗ) – стоимостное измерение обязательств сторонних лиц перед организацией, гражданином, подтверждающее объем неисполненных требований. К таким долгам можно отнести отсутствие поставки по осуществленной предоплате, неизрасходованный аванс по подотчету, излишне перечисленные суммы налога или подлежащие возмещению из бюджета и др.

Кредиторская задолженность (КЗ) – величина долгов юридического или физического лица по действующим контрактам, обязательным платежам. Например, кредиторкой являются непогашенные обязательства по заработной плате, перед бюджетом, внебюджетными фондами, приобретение ТМЦ, пользование услугами без последующей оплаты и др.

Важно, что по каждому обязательству есть утвержденный срок исполнения, нарушение которого может повлечь претензии со стороны кредитора, начисление штрафных санкций, возбуждение судебного разбирательства, другие негативные последствия. По отношению дебиторской задолженности организации должны вести непрерывный контроль, чтобы не пропустить период взыскания. Окончание срока исковой давности становится препятствием для удовлетворения требований сторон в судебном порядке.

Справка о КЗ и ДЗ – документ, аккумулирующий сведения о наличии обязательств, перечне должников, взыскателей, сроке существования долга и пр. Действующее законодательство в 2018 г. не регламентирует определенной формы документа для отражения информации. Наиболее распространенным бланком является приложение к инвентаризационной описи ИНВ №17. При необходимости можно использовать образец справки по результатам инвентаризации расчетов о сумме дебиторской задолженности и кредиторской.

Типы документации

Выделим два типа справок по кредиторке и дебиторке:

Для внутреннего пользования.
По запросу внешних получателей.

В справке о КЗ и ДЗ должна содержаться вся необходимая информация, связанная с долгами

К первой разновидности относятся любые виды шаблонов, составляемых бухгалтерской и аналитической службой предприятия с целью дальнейшего использования внутри организации. Например, для составления финансового бюджета аналитику требуется информация об исковых сроках по существующим долгам. Сведения необходимы для планирования потенциально возможных доходов и расходов.

Дополнительно такой формуляр может быть полезен для руководителя организации при проведении общей оценки ликвидности производства, доходности предпринимательской деятельности. Справка используется при проведении инвентаризации расчетов для составления периодической отчетности, проверки достоверности данных бухгалтерских счетов. Менеджеры, финансисты, экономисты, в чьи служебные обязанности входит контроль взаиморасчетов, проверяют полноту, корректность учета, вносят необходимые исправления. Бланк по первому типу составляется, обрабатывается исключительно внутри структурного подразделения юрлица, его непосредственных сотрудников.

Ко второй категории относятся формы, составленные бухгалтером, экономистом или другим специалистом компании по запросу сторонних лиц, государственных органов. Информация из справки необходима получателю для оценки платежеспособности, надежности организации, величины активов, обязательств. Например, документ может быть истребован в рамках судебного разбирательства, в том числе банкротства, а также по запросу финансово-кредитных учреждений, страховых компаний, ИФНС и других указаний проверяющих органов.

Проведение проверки долгов

Анализ, оценка, обработка задолженностей учреждения является основополагающим действием при формировании периодической бухгалтерской, налоговой отчетности. Информация дополнительно необходима для проведения текущих контрольных мероприятий по выявлению размера обязательств, оценки финансово-имущественного положения, рентабельности, наличию свободных денежных средств в обороте, динамики роста, снижения долгов и др.

Уменьшение величины кредиторки является показателем своевременного исполнения договорных обязательств сторонами сделок. Рост дебиторки наоборот может свидетельствовать о не добропорядочности контрагентов, нецелесообразном расходовании бюджета компании руководителем.

Проведение проверки требуется при составлении различных отчетов организации

Внешние и внутренние пользователи оценивают информацию о КЗ и ДЗ по следующим показателям:

Полнота и достоверность документации по отражению хозяйственной операции в учете.
Анализ организации обработки, систематизации сведений о взаиморасчетах.
Корректность операций по авансовым платежам.
Правильность ведения бухгалтерских журналов, регистров и пр.

Проверяющие лица осуществляют сопоставление информации счетов бухучета с данными первичной документации, анализируют акты сверки взаиморасчетов по обязательствам. Важно знать, что формы двусторонней проверки обязательств не являются обязательными для учреждений, носят рекомендательный характер по составлению. Исключение составляют акты сверки по обязательствам перед бюджетом и внебюджетными фондами, расчетными банками (РБ).

В проверке участвуют все регистры БУ с задолженностями. Наиболее часто анализу на соответствие подвергаются сч. 60, 62, 63, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76. Дополнительно пользователю информации потребуются сведения по действующим контрактам, первичным документам на поставку ТМЦ, оказание услуг, платежным поручениям и квитанциям к каждому обязательству, так как они позволят с максимальной точностью определить срок исковой давности (ст.196 ГК РФ), выявить просроченные долги.

При осуществлении мероприятий контроля могут быть истребованы сведения по забалансовому счету учета списанной дебиторки, чтобы оценить вероятность улучшения финансового положения объекта проверки.

Назначение и форма акта сверки

Документ представляет собой систематизированную информацию о состоянии взаиморасчетов участников сделки по итогам определенного периода с расшифровкой по оборотам. На бланке отражаются все существующие хозяйственные операции в рамках контракта: реализация, оплата, взаимозачеты, списания и пр. Чаще всего форма выглядит как табличный документ с обособленной частью для внесения данных для каждой из сторон. Далеко не всегда информация полностью соответствует, возможны расхождения.

Периодическое проведение сверки позволяет сторонам оптимизировать учет, своевременно устранять вероятные ошибки, неточности. К бланку может прилагаться пояснительная записка бухгалтерской службы, если выявлены существенные недочеты. Стоит учесть, несмотря на то, что составление документа носит информационный характер, подписанная с двух сторон форма будет подтверждением задолженности и исковый срок начинает исчисление заново.

Потребоваться акт сверки может при обращении в суд

Акт сверки желательно составлять в следующих случаях:

По систематическим, регулярным поставкам товаров и услуг, выполнению работ.
Если между контрагентами действует несколько договоров.
При заключении соглашений о предоставлении отсрочки, рассрочки, реструктуризации, прощении долгов.
Контролирование поступления значительных сумм денежных средств.
По сделкам с дорогостоящими ТМЦ, особенно при оценке поставки в валюте.
Когда осуществляются многономенклатурные покупки, продажи, оформленные несколькими первичными документами.
Для подтверждения существования задолженности.
При предъявлении исковых требований в суд.
Если дебитор решит истребовать излишне перечисленные денежные средства, непокрытый аванс.
С целью отслеживания исковой давности долгов и др.

Приведем примерные графы документа:

Наименование.
Реквизиты сторон сверки.
Период контроля взаиморасчетов.
Сведения о контракте.
Нумерация строк по порядку.
Сальдо по задолженности на начало, конец установленного промежутка.
Обороты по дебету и кредиту, итоговая сумма.
Документ-основание (дата, номер).
Итог сверки.
Подписи сторон.

Акт сверки позволяет отслеживать сроки исковой давности

Если условиями сделки не прописана обязанность регулярной сверки обязательств, стороны не должны осуществлять рассылку документа, требовать от контрагента беспрекословного проведения процедуры. На практике некоторые недобросовестные должники намеренно избегают любых возможных действий по подтверждению существования неисполненного обязательства, рассчитывая на быстрое истечение срока давности и беспрепятственное списание долга.

Проведение регулярных сверок будет дополнительным доказательством для суда о прозрачности и корректности информации о задолженности. Контролирующие органы не сделают замечание кредитору, дебитору об отсутствии мероприятий по истребованию долгов, если в материалах проверки будет присутствовать данный документ.

Форма справки

Документ имеет определенную структуру и содержание в зависимости от назначения использования. Рассмотрим подробнее, какие реквизиты рекомендуется заполнять на бланке:

Контактная информация об организации, выдающей формуляр (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес или другие идентификационные сведения).
Название формы.
Дата составления.
Отчетный период.
Наименование кредитора, дебитора.
Документ по сделке (договор, счет и т. п.).
Сумма обязательств.
Период возникновения долга.
Информация о состоянии задолженности.
Дополнительный столбец может быть предназначен для особых отметок, комментариев.
Подпись уполномоченного лица по составлению формы.
Печать организации.

Справка составляется по установленной форме

Форма может содержать информацию о выпущенных облигациях, векселях, адресате предоставления данных и др. Например, для банка, предоставляющего кредит или обеспечение контракта, важно получить максимум достоверной информации о финансовом положении заявителя, его платежеспособности. В основном, кредитное учреждение предоставляет свою форму справки для заполнения. Суду также потребуется полнота, достоверность сведений бланка, документальное подтверждение обязательств.

Стоит обратить особое внимание на подписанта, так как внешние пользователи обязательно истребуют документ наделения сотрудника данными полномочиями. Наиболее весомой и юридически сильной будет справка за подписью исполнительного органа, главного бухгалтера, финансового директора.

Существует несколько примеров заполнения форм о состоянии дебиторки и кредиторки:

Форма со сведениями о дебиторской и кредиторской задолженности для участия в тендере Российской биржи (РБ).
Образец справки со сведениями о наличии, размере и характере кредиторской задолженности.
Образец бухгалтерской справки организации о задолженности для суда.
Образец справки об отсутствии у юрлица просроченной кредиторской задолженности.

Справка о сумме задолженностей имеет большое значение в хозяйственной деятельности предприятия. Форма позволяет оценить потенциальные риски, финансовое положение, рентабельность расходования денежных средств, общую ликвидность организации. Периодические проверки правильности, полноты ведения учета кредиторки и дебиторки способствуют своевременному внесению необходимых исправлений, доведению регистров до достоверности.

При возникновении дебиторской задолженности списать ее можно либо после погашения, либо если она станет безнадежной. В последнем случае организации потребуется провести инвентаризацию, после которой будет составлен акт о ее проведении, а также бухгалтерскую справку о списании дебиторки. На основании этих документов руководитель может издать приказ, которым задолженность будет списана. В статье рассмотрим порядок списания дебиторки, а также приведем образец справки о дебиторской задолженности.

Срок исковой давности

Возникнуть дебиторская задолженность может, например, тогда, когда покупатель за поставленные им товары не рассчитался, либо поставщик за отгруженную партию не вернул аванс. В этом случае в компании должна накопиться определенная сумма, которую ей задолжали контрагенты. Свою задолженность, конечно, дебиторы могут погасить, но случается и так, что какие-то суммы остаются и взыскать ее уже не получается. В этом случае задолженность списывают.

Списать с баланса задолженность можно в следующих случаях:

После того, как задолженность будет погашена (должник выплатит всю сумма долга).
Когда задолженность станет безнадежной.

В первом случае все, как правило, понятно, а вот со вторым возникают вопросы. В каких именно случаях долги признаются нереальными к взысканию. Одним из оснований является следующее: по закону обязательство кредитора считается прекращенным, в связи с тем, что выполнить его невозможно. К примеру, должник просто обанкротился. Другим основанием является истечение срока исковой давности долга. Составляет этот срок 3 года. При этом важным будет выбрать момент, с которого происходит отчет этого трехлетнего срока. Плюс ко всему срок исковой давности может и прерваться, например, если кредитор предъявил иск или если должник свой долг признает. Тогда трехлетний срок будет отсчитываться заново, а все время до этого перерыва в общий срок исковой давности засчитываться уже не будет. Также есть и ограничения. Общий срок давности в целом не может быть больше 10 лет с момента нарушения права, даже несмотря на то, что этот срок прерывался.

Важно! Срок также будет прерываться и в том случае, если должник погасил часть своего долга, хотя и отказывается подписывать акт сверки.

Таким образом, срок исковой давности прерывается в следующих случаях:

компания-должник подписала акт-сверки;
должником частично погашен долг;
за просрочку платежа должником оплачены проценты;
должник просит отсрочку;
должником написано заявление о зачете взаимных требований.

Важно! Срок исковой давности прерывается, если стороны внесли изменения в заключенный договор, при этом из этих изменений ясно, что долг дебитор признает.

Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности

Списывают дебиторскую задолженность за счет резерва по сомнительным долгам. Такая операция сопровождается следующей проводкой:

Д63 К 62 (76) – списана задолженность за счет резерва по сомнительным долгам.

Использовать такой резерв можно лишь в пределах его размеров. То есть, если расходы по списанию дебиторской задолженности выше этого резерва, то разница должна отражаться в прочих расходах. При списании разницы проводка будет следующей:

Д91.2 К62(76) – списание дебиторки, не покрытой резервом.

Если дебиторская задолженности списывается, то это не означает, что она аннулирована. Списанный долг будет отражаться на 007 забалансовом счете «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на протяжении 5 лет. Такая операция будет отражаться проводкой:

Д007 – отражена списанная дебиторка.

Налоговый учет списания дебиторской задолженности

В налоговом учете списание дебиторки возможно следующими способами:

За счет резерва по сомнительным долгам (порядок по п. 5 ст. 266 НК РФ).
Путем отражения ее во внереализационных расходах.

Та сумма долга, которая не может быть покрыта за счет резерва включается в состав внереализационных расходов.

Когда компания использует кассовый метод, задолженность в составе расходов не может быть учтена. При таком методе доходы признаются только после того, как они получены, а все затраты только после их оплаты. Под оплатой товара понимают момент, в который обязательства покупателя перед поставщиком прекращаются. То есть, если уже реализованные товары оплачены не были, то и обязательство считается невыполненным. А значит и расходы не могут быть признанными.

Важно! Безнадежная дебиторская задолженность с учетом НДС уменьшает прибыль компании.

Каким образом подтверждается списание долга

Для списания долга потребуются документы, подтверждающие дебиторскую задолженность. Для этого в первую очередь нужно будет верно определить размер просроченной задолженности. С этой целью в компании проводится инвентаризация, по итогам которой выявленная дебиторка отражается в акте. Составляется акт по форме ИНВ-17.

Проводится инвентаризация на основании приказа руководителя. Также руководителю потребуется издать приказ на списание дебиторки. Основание для оформления приказа будет являться акт проведения инвентаризации и бухгалтерская справка.

Образец справки о дебиторской задолженности

Как уже отмечалось выше, в качестве основания для приказа о списании дебиторской задолженности потребуется составление акта о проведенной инвентаризации, а также бухгалтерская справка. Для удобства приведем образец последнего документа.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Прерывается ли срок исковой давности, если на должника подать в суд?

Ответ: Да, но только в том случае если соблюдаются некоторые условия. Иск подается в суд, который имеет право рассматривать подобные иски, а исковое заявление составлено по всем правилам. В противном случае иск будет рассматриваться не будет и срок исковой давности, соответственно, прерываться не будет.

Вопрос: Может ли безнадежный долг быть списан, если должник ликвидировался, а срок исковой давности еще не прошел?

Ответ: Можете. Если дебитор ликвидирован, то дебиторская задолженность может быть списана в составе внереализационных расходов. Однако для этого потребуется получить документы, которые будут подтверждать, что компания-должник ликвидирована.

Вопрос: При списании дебиторской задолженности будет ли иметь значение метод, которым рассчитывается налог на прибыль, то есть кассовый метод или метод начисления?

Ответ: Да, списывать дебиторку в составе расходов могут только компании, рассчитывающие налог на прибыль методом начисления.

Вопрос: В нашей компании не создаются резервы по сомнительным долгам. Может ли мы списать дебиторскую задолженность?

Ответ: Да, но для этого использовать нужно будет счет 91 «Прочие расходы», при этом порядок учета будет точно таким же, как и при учете задолженности, не покрытой резервом.

Справка об отсутствии задолженности по кредиту – это документ, подтверждающий отсутствие долга по уже закрытому кредиту. Такие справки выдаются только банками, в которых у вас были обязательства.

Некоторые банки выдают их автоматически, сразу или в течение пару дней после закрытия задолженности, но абсолютная масса банков по своей инициативе вообще такие справки не выдает. Их нужно запрашивать!

Правовые действия со справками об отсутствии задолженности по кредиту регулирует статья 408 ГК РФ , которая обязывает кредитные учреждения выдавать такие справки по любому требованию заемщика и в течение любого времени после закрытия кредитных обязательств.

РЕКОМЕНДАЦИЯ! Мы советует в обязательном порядке, просто в обязательном, запрашивать справку об отсутствии задолженности по кредиту сразу же после полного закрытия кредита. Это будет 100% доказательством исполнения ваших обязательств при любом разборе полетов, любому учреждению и всем третьим лицам.

Зачем получать

Справка об отсутствии задолженности по кредиту прежде всего нужна для других кредитных организаций, чтобы получить очередной займ, чтобы доказать им, что на данный момент у вас нет никаких задолженностей и нет никакой кредитной нагрузки.

А так же для проведения отдельных операций с недвижимостью, чтобы доказать, что у вас нет никакого обременения на недвижимость и прочее.

То есть справка об отсутствии задолженности по кредиту нужна для того, чтобы доказать третьим лицам, что у вас нет этой задолженности .

В российской действительности часто бывает, что информация от одного учреждения очень медленно и со скрипом доходит до другого учреждения, а по дороге она еще и теряется. Ну, все же прекрасно знают нашу бюрократию?!

То же самое и в банках: банки не вовремя подают или вообще не подают информацию о закрытых кредитах в , а БКИ не делают нужных отметок. Вот и получается, что на вас так и висит кредит, хотя вы его уже давно погасили.

А как доказать обратное?

Как получить

Чтобы получить справку об отсутствии задолженности по кредиту, для начала нужно донести свое требование до банка либо в форме заявления, либо в устной форме.

Но поскольку слова в деловом обществе ничего не значат, поэтому лучше подавать письменное заявление. Его можно написать в произвольной форме или по форме банка, если банк к этому относится с принципиальной позицией.

Обязательно попросите у сотрудника банка поставить отметку о принятие вашего заявления. Это будет лишним доказательством в любом споре о факте подачи заявления.

Если банк отказывается выдать вам такую справку, то ссылайтесь на статью 408 ГК РФ. Если и это не помогает – пишите жалобу в ЦБ на этот банк.

Справка об отсутствии задолженности по кредиту может выдаваться как по форме банка, так и в виде выписки по счету. То есть, жестких нормативов касательно этого вопроса нет.

Но все же чаще всего ее выдают в виде типовой формы №10-040 «Подтверждение отсутствия просроченной задолженности по кредиту заемщика».