Vorlage eines Rechtsakts bei Verwendung einer Unternehmenskarte. Sberbank-Unternehmenskarte: Was ist das, Vorteile und Merkmale dieses Dienstes?

Firmenkarten sind das bequemste Mittel zur Abrechnung mit verantwortlichen Personen. Wie Sie sie bei der Bank ausstellen und erhalten, erfahren Sie im Artikel.

Es gibt viele Möglichkeiten, Geld im Rahmen des Berichts auszugeben. Eine davon ist die Verwendung von Firmenbankkarten.

Was ist eine Firmenbankkarte?

Corporate Card - ein universelles Zahlungsmittel, eine Alternative Scheckbuch. Die Karte kann auf ein spezielles Kartenkonto oder auf das Girokonto eines Unternehmens ausgestellt werden.

Vorteile der Arbeit mit Firmenkarten

Firmenkarten erleichtern Managern, Buchhaltern, Kassierern und verantwortlichen Personen das Leben.

Notiz. Für welche Zwecke kann eine Firmenkarte verwendet werden?

Es ist bequem, eine Firmenkarte zum Bezahlen von Waren, Abrechnungen mit Lieferanten, Reise-, Vertreter- und Geschäftsausgaben zu verwenden. Firmenkarten können nicht verwendet werden, um persönliche Einkäufe zu bezahlen oder Gehälter zu erhalten.

Doppelter Zweck. Ein Mitarbeiter kann Firmenkarten sowohl für den Empfang von Bargeld als auch für bargeldlose Zahlungen verwenden.

Reduzierter Papierkram. Um eine Kassenauskunft zu erstellen, müssen sie in der Regel vom Girokonto abgehoben werden. Dazu unterschreibt der Leiter den Scheck. Demnach erhält der Kassierer Geld auf der Bank, erstellt eine Geldeingangsanordnung (Abschnitt 3.1 der Verordnung über das Verfahren zur Aufrechterhaltung Bargeldtransaktionen mit Banknoten und Münzen der Bank von Russland auf dem Territorium Russische Föderation, genehmigt von der Bank of Russia am 12.10.2011 N 373-P, im Folgenden als Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation N 373-P bezeichnet), nimmt einen Eintrag in das Kassenbuch vor (einheitliches Formular N KO-5 , genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 18.08.98 N 88).

Beim Auffüllen eines speziellen Kartenkontos reicht es aus, wenn der Manager das Übliche unterschreibt Zahlungsauftrag. Und wenn die Karte auf das Girokonto des Unternehmens ausgestellt wird, ist dies nicht erforderlich.

Abschnitt 4.4 der Verordnungen der Zentralbank der Russischen Föderation N 373-P sieht vor, dass der Mitarbeiter einen Antrag ausfüllen muss, um verrechenbare Beträge zu erhalten. Der Leiter des Unternehmens sollte daran mitwirken und angeben, für welchen Betrag und Zeitraum der Mitarbeiter Geld erhält.

Notiz.Der Arbeitgeber hat das Recht, Buchhalter nach eigenem Ermessen zu verpflichten, Anträge zu stellen, um beispielsweise den Zeitpunkt von Vorauszahlungen zu kontrollieren.

Bei Verwendung von Firmenbankkarten muss die verantwortliche Person keinen Antrag auf Geldausgabe stellen.

Verbrauchsmaterialien sind von der Dokumentenflusskette ausgeschlossen Bargeldbestellungen, die bei der Ausgabe rechnungspflichtiger Barbeträge erstellt werden müssen (Abschnitt 4.1 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation N 373-P).

Die Zweitverwendung einer Firmenkarte durch eine verantwortliche Person ist in keiner Weise mit der Abgabe einer Vorabmeldung durch diese über den ersten Fall der Ausgabe von verantwortlichen Beträgen verbunden, wie dies für Barabrechnungen erforderlich ist (Ziffer 4.4 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation N 373-P). Sofern nicht durch ein internes lokales Regulierungsgesetz anders festgelegt, kann ein Mitarbeiter einmal alle anrechenbaren Ausgaben melden.

100 000 Rubel. - nicht die Grenze. Bei der Bezahlung von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) mit einer Firmenkarte ist es nicht erforderlich, das in Absatz 1 der Richtlinie der Bank von Russland vom 20.06.2007 N 1843-U festgelegte Abrechnungslimit (100.000 Rubel) für Barabrechnungen einzuhalten unter einer Vereinbarung.

Notiz. Das Unternehmen kann ein eigenes Limit für Zahlungen mit Firmenkarten festlegen.

Welche Arten von Karten gibt es

Bevor Sie Unternehmenskarten für Abrechnungen mit Buchhaltern ausstellen, müssen Sie entscheiden, welche Karten für Ihr Unternehmen bequemer zu verwenden sind.

Banken können Firmenkarten ausstellen verschiedene Typen(Abschnitt 1.5 der Verordnung über die Ausgabe von Zahlungskarten und über mit ihrer Verwendung durchgeführte Operationen, genehmigt von der Bank of Russia vom 24. Dezember 2004 N 266-P, im Folgenden - Verordnung N 266-P): Lastschrift (Abrechnung) und Anerkennung. Auf der Debitkarte (Abrechnungskarte) - dem eigenen Geld des Unternehmens, auf dem Kredit - geliehene Mittel.

Notiz. Überziehung auf Debitkarte

In einigen Fällen wird ein Überziehungskredit für eine Debitkarte eröffnet – ein Darlehen, das die kartenausgebende Bank dem Kunden gewährt, wenn auf seinem Bankkonto nicht genügend oder kein Geld vorhanden ist (Klausel 1.5 der Verordnung N 266-P).

Sowohl diese als auch andere Firmenkarten können sowohl registriert als auch unbenannt sein. Namenskarten werden für einen bestimmten Mitarbeiter des Unternehmens ausgestellt. Neben dem Vor- und Nachnamen des Inhabers wird der Firmenname eingeprägt.

Namenlos - ausgestellt an das Unternehmen. Eine solche Unternehmenskarte kann von jeder der gewählten verantwortlichen Personen verwendet werden.

Notiz.Prägen ist das Aufbringen von Daten auf eine Karte in Form von Prägezeichen.

Kartenlimit

Für jede Firmenkarte kann ein individuelles Ausgabenlimit festgelegt werden. Das Unternehmen kann sowohl dauerhafte als auch vorübergehende Ausgabenlimits für Karten festlegen. Darüber hinaus können Sie bei der Verwendung von Firmenkarten Limits für verschiedene Ausgabenkategorien festlegen: Bargeldabhebungen, Größenbeschränkung einmalige bargeldlose Belastung, Auslandsgeschäfte etc.

Notiz.Firmenkarten sind drei Jahre gültig.

Welche Karten werden häufiger für Abrechnungen mit Buchhaltern verwendet?

Wie die Praxis zeigt, verwenden Unternehmen hauptsächlich unbenannte Debit-Firmenkarten mit einem Limit für jede Karte für verschiedene Ausgabenkategorien und einen Überziehungskredit.

Mit welchem ​​Konto Unternehmenskarten verknüpft werden sollen

Karten werden von einem Kreditinstitut ausgestellt - einer Bank (Klausel 1.5 der Verordnung N 266-P).

Die ausstellende Bank legt unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften der Zentralbank der Russischen Föderation die Bedingungen für die Ausgabe von Firmenkarten fest - eine Liste erforderliche Dokumente, Nebenkosten usw.

Wie oben erwähnt, können Debit-Firmenkarten mit einem Girokonto oder einem speziellen Kartenkonto verknüpft werden.

Notiz.Die von der Bank ausgegebenen Karten gehören ihr eigentumsrechtlich.

Gefahren der Verknüpfung von Firmenkarten mit einem Girokonto

Wenn die Firmenkarte mit dem Abrechnungskonto (Girokonto) des Unternehmens verknüpft ist, kann der Karteninhaber ( verantwortliche Person) hat freien Zugang zu den Barmitteln des Unternehmens.

Sie können das Guthaben auf Ihrem Girokonto sichern, indem Sie ein Limit auf der Karte setzen.

Vorteile eines speziellen Kartenkontos

Bei Nutzung eines speziellen Kartenkontos eröffnet die Bank aufgrund einer Vereinbarung ein spezielles Bankkonto für Unternehmen. Die ihm übertragenen Gelder, die im Rahmen des Berichts ausgegeben werden sollen, werden vom Hauptgeld des Unternehmens getrennt.

Das Ausgeben von Geld von einem solchen Konto ist nur unter Verwendung einer Karte erlaubt (außer im Fall der Überweisung des Guthabens bei Schließung des Kontos). Das Konto kann von der Organisation in Rubel oder eröffnet werden Fremdwährung.

Die Eröffnung eines neuen Kontos muss der Steueraufsichtsbehörde innerhalb von sieben Werktagen (Absatz 1, Absatz 2, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation) sowie der Pensionskasse der Russischen Föderation und der FSS mitgeteilt werden der Russischen Föderation (Unterabsatz 1, Absatz 3, Artikel 28 des Bundesgesetzes vom 24. Juli 2009 N 212-FZ).

Wenn das Unternehmen Karten auf ein bereits eröffnetes Kartenkonto ausstellt, muss niemand benachrichtigt werden. Eine Firmenkarte an sich ist kein eigenständiges Bankkonto. Es ist ein Zahlungsmittel, mit dem das Unternehmen das Geld auf dem Konto verwaltet (Abschnitt 1.12 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation N 266-P).

Notiz. Spezielles Kartenkonto - in Rubel oder Fremdwährung?

Es ist bequemer, ein Rubel-Spezialkartenkonto zu eröffnen. Wenn Sie ein Rubelkartenkonto haben, ist es nicht erforderlich, ein Währungskartenkonto zu eröffnen. Schließlich können Transaktionen mit einer Firmenkarte gemäß Abschnitt 2.4 der Verordnung N 266-P in einer anderen Währung als der Kontowährung durchgeführt werden. Beim Empfang von Fremdwährung in Rubel Firmenkarte Die Bank rechnet den erforderlichen Betrag einfach um.

Welche Dokumente werden benötigt, um Firmenkarten auszustellen?

Beachten Sie, dass sich die Liste der Dokumente für die Ausstellung von Firmenkarten bei der Bank, bei der das Girokonto des Unternehmens eröffnet wird, von der Liste unterscheidet, die Ihnen von einer anderen, unbekannten Bank angeboten wird. Uns. 61 zeigt zwei Vergleichsmöglichkeiten.

Liste der Dokumente für die Ausstellung von Firmenkarten über ein spezielles Kartenkonto

Bitte beachten Sie: Die Liste der Dokumente, die die Bank Ihrer Wahl anfordert, kann von der auf S. 61.

Registrierung von Firmenkarten

Wie aus der Tabelle auf S. 61 werden für den Abschluss einer Vereinbarung über die Eröffnung eines Sonderkontos und die Ausstellung von Firmenbankkarten verschiedene Dokumente benötigt. Mal sehen, wie man einige davon macht.

Eine Liste der Mitarbeiter

Das Unternehmen muss den Kreis der Mitarbeiter bestimmen, die berechtigt sind, nicht namentlich genannte Firmenkarten zu verwenden. Die Mitarbeiterliste ist durch Anordnung (Weisung) des Betriebsleiters zu genehmigen (Muster S. 62).

Muster 1. Auftrag zur Genehmigung der Liste der Mitarbeiter, die unbenannte Firmenbankkarten verwenden dürfen

Abgeschlossen Aktiengesellschaft"Süßigkeiten des Ostens"

(CJSC Süßigkeiten des Ostens)

Bestellen Sie N62

nach Genehmigung der Liste der berechtigten Arbeitnehmer

Firmenbankkarten verwenden

Im Zusammenhang mit dem Übergang zu bargeldlose Zahlungen mit verantwortlichen Personen

Ich bestelle:

Genehmigen Sie die Liste der Mitarbeiter, die berechtigt sind, Firmenbankkarten zu verwenden und Gelder darauf zu verwalten:

Im Falle der Entlassung eines der aufgeführten Mitarbeiter, der Einstellung einer neuen verantwortlichen Person, der Erweiterung der Liste muss das bei der Bank eingereichte Dokument aktualisiert werden.

Antrag auf Ausstellung einer Firmenbankkarte

Ein Antrag auf Ausstellung einer Firmenbankkarte (in Form einer Bank) wird im Namen eines Mitarbeiters des Unternehmens erstellt, der berechtigt ist, sie bei der Bank zu erhalten. Er erhält den Status eines Karteninhabers.

Notiz.Die Eröffnung eines speziellen Kartenkontos wird gesondert beantragt.

Es gibt kein einheitliches Antragsformular, jede Bank entwickelt ihr Formular eigenständig.

Wir informieren die Aufsichtsbehörden über die Eröffnung eines Kontos

Sie müssen eine Nachricht mit dem Formular N С-09-1 an das Finanzamt senden.

Für die Nichteinreichung (verspätete Einreichung) einer Nachricht bei der Eröffnung eines speziellen Kartenkontos kann die Steueraufsichtsbehörde eine Geldstrafe von 5.000 Rubel von der Organisation erheben. (Absatz 1, Artikel 118 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Die Eröffnung eines speziellen Kartenkontos muss der territorialen Niederlassung des FSS der Russischen Föderation durch Senden einer Nachricht mitgeteilt werden. Eine ungefähre Form einer solchen Nachricht ist im Schreiben des FSS der Russischen Föderation vom 28. Dezember 2009 N 02-10 / 05-13656 angegeben.

Eine entsprechende Mitteilung ist an die Pensionskasse zu richten. Das empfohlene Formular ist auf der Website der FIU verfügbar.

Auf der Hauptseite der Website müssen Sie den Abschnitt „Für Arbeitgeber“ finden und dann nacheinander die Registerkarten öffnen: „Zahlung von Versicherungsprämien und Berichterstattung“ / „Berichterstattung und Verfahren für ihre Einreichung“ / „Empfohlene Musterdokumente “ / „Benachrichtigung über die Eröffnung (Schließung) eines Kontos des Zahlers von Versicherungsprämien zur Vorlage bei der Gebietskörperschaft der Pensionskasse der Russischen Föderation.

Unternehmenskarte - Die Abrechnung ist mit einigen Nuancen verbunden, die bei Buchhaltern, die zum ersten Mal darauf stoßen, Fragen aufwerfen Finanzinstrument. In diesem Artikel geben wir Antworten darauf FAQ die beim Einsatz von Firmenkarten entstehen.

Welche Karte ist besser - Debit- oder Kreditkarte?

Für Unternehmenszwecke ist die Ausgabe möglich Verschiedene Optionen Bankkarten:

• nur Lastschrift (die Karte wird mit Geld aufgefüllt, bevor sie ausgegeben werden kann);
• Kredit (Geld auf der Karte wird von der Bank innerhalb des Limits bereitgestellt);
• Belastung mit Überziehung (es besteht die Möglichkeit, über das Sollsaldo hinausgehende Mittel auszugeben - in der Regel auch begrenzt).

Welche Karte gewählt wird, hängt von den Verwendungszwecken sowie von einem gewissen Vertrauen in den Mitarbeiter ab, der sie verwenden wird. Wenn beispielsweise ein Manager eine Karte für Geschäftsreisen, auch ins Ausland, ausstellt, ist es ratsam, die Möglichkeit vorzusehen, Mittel für einen Kredit oder einen Überziehungskredit auszugeben („zusätzliches“ Geld kann nützlich sein). Wenn die Karte für regelmäßige kleine Einkäufe innerhalb des Budgets an einen Geschäftsleiter ausgegeben wird, ist dies möglicherweise die beste Option Debitkarte mit monatlich fester Auffüllung.

BEACHTEN SIE! Wenn durch Kreditkarte ein Zeitraum der zinslosen Verwendung von Kreditmitteln festgestellt wurde, muss der wirtschaftliche Vorteil aus einer solchen Verwendung für steuerliche Zwecke nicht berechnet werden (siehe Schreiben des Finanzministeriums vom 18.04.2012 Nr. 03-03-10 / 38 ).

Wie kann ich einem Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Karte ausstellen?

Die Karte selbst ist Eigentum der Bank, die sie ausgestellt hat. Daher spiegelt sich die Tatsache, dass einem Mitarbeiter eine Karte ausgestellt wird, nicht in den Buchhaltungskonten des Unternehmens wider, für das sie ausgestellt wurde. Ein Unternehmen kann solche Karten in einem speziellen Journal aufzeichnen oder eine Liste von Vollmachten erstellen, die Mitarbeitern ausgestellt wurden, um eine Karte von einer Bank zu erhalten. Wenn der Erhalt von Karten durch Mitarbeiter bestätigt werden muss, kann ein Dokument (z. B. ein Register zur Kartenausgabe) bei der Bank angefordert werden.

Wie sollten Kartentransaktionen reguliert werden?

Wenn in einer Organisation Firmenkarten verwendet werden, ist es ratsam, das Verfahren für die Verwendung von Karten und die Übermittlung von Berichten über ausgegebene Mittel durch ein lokales Regulierungsgesetz zu genehmigen.

Eine solche Regelung hilft auch in folgenden Fällen:

• Abwicklung möglicher Ansprüche der Steuerbehörden auf das Verfahren zur Berücksichtigung der für Firmenkarten ausgegebenen Mittel in der Buchhaltung. Wenn beispielsweise die internen Vorschriften kein klares Meldeverfahren für einen Mitarbeiter über Geldbeträge festlegen, die von einer Karte über einen Geldautomaten abgehoben wurden, können die Steuerbehörden in Betracht ziehen, dass in diesem Fall alle von der Karte abgehobenen Beträge über die Kasse zu überweisen sind der Organisation (gemäß PKO erhalten und sofort Barausgleich für die Ausgabe unter Bericht erstellen). Natürlich ist eine solche Behauptung ziemlich schwach begründet, weil das Geld tatsächlich nicht in die Kasse des Unternehmens gelangt ist. Um solche Nuancen zu vermeiden, ist es jedoch besser, alle Optionen zum Ausgeben von Geldern von der Karte zu registrieren und in den internen Vorschriften darüber zu berichten.
• Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber einem Mitarbeiter im Falle des Missbrauchs von Kartengeldern oder der Feststellung von Engpässen und Missbrauch. Bei korrekter Ausführung der internen Vorschriften wird es möglich sein, Verluste aus der missbräuchlichen Verwendung von Geldern nicht nur vom Gehalt des schuldigen Mitarbeiters einzubehalten, sondern auch eine Disziplinarstrafe gegen den Mitarbeiter gemäß Art. 192 und Teil 1 der Kunst. 81 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (wegen Verstoßes gegen die Bestimmungen zur Disziplin in der Organisation).

Muss ich Informationen zu Firmenkarten beim Finanzamt einreichen?

Das Gesetz „Über Änderungen…“ vom 2. April 2014 Nr. 52-FZ vom Mai 2014 hat die Verpflichtung der Steuerzahler zur Einreichung abgeschafft Steuerbehörden Informationen zur Eröffnung (Schließung) von Bankkonten.

Wie oben erwähnt, bezieht sich die eigentliche Ausgabe von Bankkarten auch auf die Geschäftstätigkeit der ausstellenden Bank und nicht auf das Unternehmen.

Es ist also nicht erforderlich, dem Finanzamt mitzuteilen, dass Sie eine Firmenkarte ausgestellt haben.

Wie rechnet ein Mitarbeiter die von der Karte ausgegebenen Gelder ab?

Das Geld auf der Karte gehört dem Unternehmen und steht ihm zur Verfügung. Daher entsteht die Meldepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer erst, wenn er mit einer Karte bezahlt oder Bargeld an einem Geldautomaten abgehoben hat.

Durch allgemeine Regel Geldmittel, die von einem Mitarbeiter von einer Firmenkarte verwendet werden, gelten als anrechenbare Beträge. Dementsprechend ist das Meldeverfahren für sie ähnlich. Der Mitarbeiter sollte:

• Erstellen Sie einen Vorabbericht über die ausgegebenen Beträge. Dazu können Sie das Standardformular AO-1 verwenden, aber Sie können auch das innerhalb der Organisation genehmigte Formular verwenden (z. B. können die internen Vorschriften für die Verwendung von Firmenkarten auch ein spezielles Berichtsformular enthalten).

Alle Details zur Erstellung eines Vorabberichts, wenn die Ausgaben mit einer Firmenbankkarte bezahlt werden, sind in der Ready-Lösung von ConsultantPlus festgelegt.

• Belege dem Bericht beifügen: KKM-Schecks, Rechnungen, Urkunden etc.
• Senden Sie einen Bericht an die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens in der Weise und innerhalb der Fristen, die in der Verordnung über die Verwendung von Firmenkarten festgelegt sind.

BEACHTEN SIE! Banken erstellen periodisch (in der Regel monatlich) Auszüge zu ihren Kartenprodukten und senden sie an Kunden. So lassen sich die Meldungen von Mitarbeitern, die Karten verwenden, ganz einfach in Bezug auf bargeldlose Zahlungen und Abhebungen an Geldautomaten überprüfen.

Ist es möglich, einem Mitarbeiter Schadensersatz einzubehalten, weil er Mittel für andere Zwecke ausgegeben hat?

Ja, du kannst. Vorbehaltlich einer Reihe von Bedingungen:

• die Höhe des Schadens kann abgeschätzt werden;
• das Verschulden des Arbeitnehmers am Schaden nachgewiesen ist (z. B. der Kauf von Waren für den persönlichen Bedarf wird durch einen Kontoauszug bestätigt Visitenkarte und Kopien der Abrechnungsunterlagen des Verkäufers);
• es wurde eine Anordnung (Anordnung) des Unternehmensleiters erlassen, den Schadensbetrag spätestens 1 Monat nach Feststellung des Schadens und der Schuld vom Gehalt des Arbeitnehmers einzubehalten (Artikel 137 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). );
• die Höhe des vorgenommenen Abzugs entspricht den in Art. 138 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation;
• der Arbeitnehmer bestreitet den Abzug nicht (Artikel 137 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Erfahren Sie mehr über Lohnabzüge .

Was sind die typischen Buchungen für Transaktionen mit Firmenkarten?

In der Buchhaltung werden Kartentransaktionen über die Konten 55 „Sonderkonten bei Banken“ und 71 „Abrechnungen mit rechenschaftspflichtigen Personen“ abgebildet. Typische Operationen in der Tabelle dargestellt:

Lesen Sie im Artikel über die Betrugsarten im Zusammenhang mit Bankkarten. « Betrug mit Zahlungsbankkarten » .

Ergebnisse

Die Abrechnung von Firmenkarten erfolgt nach allgemeinen Regeln. Gleichzeitig werden zu Abrechnungszwecken bei Banken eröffnete Kartenkonten als spezielle Bankkonten und von Mitarbeitern ausgegebene Kartengelder als buchhalterische Beträge eingestuft. Es wird empfohlen, das Verfahren zur Verwendung von Karten durch ein separates internes Dokument zu genehmigen, in dem alle Aspekte ihrer Verwendung durch Kontaktaufnahme festgehalten werden Besondere Aufmerksamkeit für den Spesenabrechnungsprozess.

EV Orlova,
Stellvertreter Vorsitzender CJSC "ASM-Audit"

Corporate-Plastikklassenkarten Geschäft sind für die Ausgabe an Mitarbeiter der Organisation bestimmt und können zu verschiedenen Zahlungssystemen gehören: VISA, Eurocard/MasterCard.

Mit ihrer Hilfe wird die Abrechnung von Bewirtungs- und Reisekosten sowie Ausgaben im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Unterstützung der Organisation maximal optimiert und vereinfacht. Sie können für Abrechnungen mit Geschäftspartnern verwendet werden, die über Geräte zur Annahme von Karten internationaler Zahlungssysteme verfügen.

Firmenkarten: Luxus oder Notwendigkeit?

In der internationalen Geschäftspraxis werden verschiedene Arten von Firmenkarten verwendet:

Firmenkarten zur Zahlung von Reise- und Bewirtungskosten ( T&E-Karten);

Firmenkarten zur Bezahlung der mit der Instandhaltung des Firmenparks verbundenen Kosten Lastwagen (Flottenkarten);

Firmeneinkaufskarten ( Karten kaufen), bekannt als Beschaffungskarten oder p-Karten, also Logistikkarten für den gelegentlichen Einkauf von Schreibwaren und anderem Bürobedarf.

Beachten Sie, dass in der Russischen Föderation etwa drei Millionen Menschen ständig Geschäftsreisen unternehmen. Dennoch bleiben Firmenkarten eine Art Exklusivität, da sie noch keine weite Verbreitung gefunden haben und von Organisationen nicht so nachgefragt werden, wie es Banken wünschen. Grundsätzlich werden Firmenkarten von großen Organisationen verwendet, die daran beteiligt sind außenwirtschaftliche Tätigkeit. Die meisten Organisationen beschränken sich auf Gehaltskarten für ihre Mitarbeiter. Dies hat mehrere Gründe.

Zu den Nachteilen...

Erstens, Viele Organisationen ziehen keine neuen Berechnungsschemata für die Abrechnung von Reise- und Bewirtungskosten in Betracht und ziehen es vor, Aufzeichnungen auf altmodische Weise zu führen.

Zweitens, Wenn eine Firmenkarte zur Bezahlung von Reisekosten im Ausland verwendet wird, unterliegen Transaktionen damit den Rechtsvorschriften über Währungsregulierung und Kontrolle. Und die Organisation muss die Ausführung aller Berichte über solche Transaktionen mit der Anwendung besonders sorgfältig überwachen eine große Anzahl relevante Primärdokumente, die die entstandenen Kosten bestätigen, da diese Operationen einer strengen Kontrolle durch die Bank von Russland und die Steuerbehörden unterliegen.

Drittens, Nicht selten stellen Banken hohe Anforderungen an die Zuverlässigkeit von Firmenkunden und definieren strengere Auflagen für den Service von Firmenkarten. Beispielsweise werden für die Wartung solcher Karten hohe Tarife festgesetzt; gilt möglicherweise nicht für Firmenkarteninhaber Zusatzleistungen(kostenlose und bevorzugte Versicherung, Rabattkarten etc.); Zinsen werden dem Firmenkartenkonto oft nicht belastet.

Viertens, in bestimmte Fälle Die Verwendung von Firmenkarten internationaler Zahlungssysteme ist mit erheblichen steuerlichen Risiken verbunden. Es ist kein Zufall, dass in methodische Empfehlungenüber die Anwendung von Kapitel 25 „Körperschaftsteuer“ des zweiten Teils Steuer-Code der Russischen Föderation, genehmigt durch Anordnung des russischen Steuerministeriums vom 20. Dezember 2002 N BG-3-02 / 729, enthält die folgende Erläuterung: "Wirtschaftlich gerechtfertigte Kosten sind als Kosten zu verstehen, die auf die Ziele der Erzielung von Einnahmen zurückzuführen sind , dem Rationalitätsprinzip genügen und durch Geschäftsgepflogenheiten bedingt.“ Auch wenn das Rationalitätsprinzip nicht gesetzlich verankert ist, muss es immer beachtet werden – schließlich „fährt man nicht mit dem Taxi zum Bäcker“ …

… Und über die Profis!

Dennoch ist eine Firmenkarte für große Organisationen nicht nur ein unverzichtbares Zahlungsmittel für häufige Geschäftsreisen von Mitarbeitern ins Ausland, die Zahlung von Bewirtungs- und Geschäftskosten, sondern auch eine rentable Alternative zum Scheckbuch.

Corporate-Class-Karte Geschäft ist universell, das heißt, es kann sowohl für Operationen zum Erhalt von Bargeld als auch für Abrechnungen an Punkten des Handels- und Dienstleistungsnetzes verwendet werden. Darüber hinaus können Sie Einkäufe für eine Organisation für jeden Betrag bezahlen, einschließlich für einen Betrag von mehr als 60.000 Rubel, ohne befürchten zu müssen, dass die Organisation beschuldigt wird, die festgelegte Grenze für Barabrechnungen mit juristischen Personen für Inventargegenstände, durchgeführte Arbeiten und erbrachte Dienstleistungen zu verletzen . Dies liegt daran, dass das von der Bank of Russia festgelegte Barausgleichslimit für eine Transaktion nicht für bargeldlose Abwicklungen mit Firmenkarten gilt.

Daran erinnern, dass Vergleiche zwischen juristischen Personen sowie Vergleiche unter Beteiligung von Bürgern mit der Umsetzung durch sie zusammenhängen unternehmerische Tätigkeit erfolgen bargeldlos. Abrechnungen zwischen diesen Personen können auch in bar erfolgen, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. 2 EL. 861 Bürgerliches Gesetzbuch Russische Föderation (GK RF)]. Die Regeln für die Abwicklung werden von der Bank of Russia [S. 4 EL. 4 des Bundesgesetzes vom 10. Juli 2002 N 86-FZ "On Zentralbank Russische Föderation (Bank of Russia)"].

Gemäß Abschnitt 1 der Anweisungen der Bank von Russland vom 14. November 2001 N 1050-U beträgt der Höchstbetrag für Barausgleiche zwischen juristischen Personen in einer Transaktion 60.000 Rubel. Gleichzeitig bezieht sich der angegebene Höchstbetrag auf Abrechnungen im Rahmen einer zwischen juristischen Personen geschlossenen Vereinbarung. Barausgleich zwischen juristischen Personen auf einem oder mehreren monetäre Dokumente unter einem Vertrag, darf den Höchstbetrag der Barabfindung nicht überschreiten. Dies geht aus dem gemeinsamen Schreiben der Bank of Russia vom 02.07.2002 N 85-T und des russischen Steuerministeriums vom 01.07.2002 N 24-2-02 / 252 „Zu Fragen der Abrechnung zwischen juristischen Personen in bar ."

Überweisungen von Firmenkarten werden als bargeldlose Zahlungen anerkannt. In der Liste der Formen der bargeldlosen Zahlung in Art. 862 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation sind Zahlungen mit Zahlungskarten nicht angegeben, aber diese Liste ist offen. Gemäß Art. 1 des Bundesgesetzes vom 22. Mai 2003 N 54-FZ „Über die Verwendung von Registrierkassen bei der Durchführung von Barabrechnungen und (oder) Abrechnungen mit Zahlungskarten“ Bargeld Barabrechnungen- dies sind Abrechnungen mit Barzahlungsmitteln für gekaufte Waren, geleistete Arbeit, erbrachte Dienstleistungen. Die Zuordnung von Abrechnungen mit Zahlungskarten zu bargeldlosen Zahlungen wird auch durch die Stellungnahme der Regulierungsbehörden bestätigt, die im Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 03.06.2003 N 04-05-12 / 60 und im Schreiben von dargelegt ist das Steuerministerium Russlands vom 27.02.2003 N 22-1-15 / 453- 3133.

Firmenkarten, die von Organisationen für ihre reisenden Mitarbeiter geöffnet werden Geschäftsreisen ins Ausland, entfällt die Notwendigkeit, ein Fremdwährungskonto zu eröffnen und Fremdwährungen zu kaufen Reisekosten. Mitarbeiter der Organisation haben die Möglichkeit, direkt im Land der Geschäftsreise Bargeld in Fremdwährung für Reisekosten zu erhalten Geldmittel werden vom Kartenkonto der Organisation mit automatischer Umrechnung der Reisekosten in die Währung des Landes abgebucht, in dem sich der Firmenkarteninhaber befindet.

Darüber hinaus besteht im Gegensatz zu herkömmlichen Barzahlungen bei der Verwendung von Firmenkarten kein Risiko, wenn einem Mitarbeiter keine Vorauszahlung für eine Geschäftsreise gewährt wird, was einen Verstoß gegen das Arbeitsrecht darstellt und mit der Auferlegung von Beamten der Organisation behaftet ist Verwaltungsstrafe in Höhe von 5 bis 50 Mindestabmessungen Lohn (Mindestlohn) [Art. 5.27 des Kodex der Russischen Föderation auf Ordnungswidrigkeiten(CAO RF)]. Wie Sie wissen, ist bei der Entsendung eines Arbeitnehmers auf eine Dienstreise die Erstattung der mit einer Dienstreise verbundenen Auslagen garantiert [Art. 167 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation)]. Das Verfahren zur Erstattung der oben genannten Kosten wird durch die Anweisung des Finanzministeriums der UdSSR, des Staatskomitees für Arbeit der UdSSR und des Gewerkschaftsübergreifenden Zentralrats der Gewerkschaften vom 7. April 1988 N 62 "O Geschäftsreisen innerhalb der UdSSR", soweit dies dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation nicht widerspricht. Gemäß Absatz 19 dieser Anweisung erhält ein entsandter Arbeitnehmer vor der Abreise einen Barvorschuss innerhalb der fälligen Beträge für Reisekosten, Mietkosten a Wohnung und Tagegeld, für die er sich innerhalb von drei Tagen nach Rückkehr von einer Dienstreise zu melden hat.

Der unbestrittene Vorteil von Firmenkarten besteht darin, dass sie, selbst wenn sie auf dem Rubelkonto der Organisation eröffnet werden, während einer Geschäftsreise im Ausland in Fremdwährung bezahlt werden können (Abschnitt 4.6 der Verordnung der Bank von Russland vom 09.04.1998 N 23-P „Über das Ausstellungsverfahren Kreditorganisationen bankkarten und Abrechnungen über Transaktionen, die mit ihrer Verwendung getätigt wurden, "im Folgenden - Verordnung N 23-P). In diesem Fall wird das Geld nicht dem Girokonto der Organisation - dem Eigentümer des Rubelkontos - gutgeschrieben. Dies ist vorteilhaft für Organisationen, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken und keine Fremdwährungskonten eröffnen möchten.

Neben der Möglichkeit, praktisch überall auf der Welt rund um die Uhr auf Ihr Konto zuzugreifen, die Verwendung von erstklassigen Firmenkarten Geschäft bietet Unternehmen beträchtliche Einsparungen bei den Bareinnahmen.

Firmenkarten sind ein effektives Budgetierungsinstrument ( Budgetierung).

Budgetierungssystem Organisation ist eine Reihe miteinander verbundener Arten von Budgets: Betriebs-, Investitions- und Finanzbudgets.

Betriebsbudget besteht aus Budgets für Verkauf, Produktion, Einkauf usw.

Investitionsbudget beinhaltet Budgets Kapital Investitionen, Implementierung Anlagevermögen, Kapitalerträge usw.

finanzielles Budget ist eine Reihe von Budgets für Cashflow, Einnahmen und Ausgaben usw.

Die Verwendung von Unternehmenskarten gibt der Organisation die Möglichkeit, den Autorisierungsprozess zu kontrollieren geschäftliche Transaktionen in Bezug auf Unternehmensausgaben von Mitarbeitern dank monatlicher Abrechnungen über Unternehmenszahlungen, die der Unternehmensleitung umfassende Informationen darüber liefern, wo und wie oft Mitarbeiter Gelder für Unternehmenszwecke ausgeben, sowie die genaue Höhe dieser Ausgaben, die in wiederum, ermöglicht es Ihnen, ein Limit für die Aktivität von Firmenkarten festzulegen.

Worüber reden sie Vorschriften?

Das wichtigste Dokument, das den Umlauf von Firmenkarten regelt, ist die Verordnung N 23-P, nach der eine Bankkarte als Firmenkarte anerkannt wird, die es ihrem Inhaber ermöglicht, Transaktionen auf Rechnung einer juristischen Person durchzuführen.

Somit wird eine Firmenkarte für juristische Personen eröffnet und dient dazu, das Konto einer juristischen Person zu verwalten.

Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenkarten zur Verfügung, um Reise-, Bewirtungs- oder andere Geschäftsausgaben zu bezahlen. Daher ist eine Firmenkarte tatsächlich personalisiertes Zahlungsmittel, deren Verwendung es einem von einer juristischen Person autorisierten Mitarbeiter ermöglicht, die Gelder auf dem Konto der Organisation zu verwalten.

Bargeld auf solchen Karten sind Eigentum der Organisation und Firmenkarten selbst ausgegeben werden für bestimmte Mitarbeiter beschäftigt sich mit dem Kauf von Materialien für die Hauptaktivitäten und wirtschaftliche Bedürfnisse oder häufige Geschäftsreisende. Daher wird auf der Firmenkarte zusätzlich zum Namen der Organisation der Name des Inhabers eingeprägt, so dass nur eine Person sie verwenden kann, die bei der Bezahlung von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen ihre Identität bestätigen muss .

Unternehmen können sowohl Abrechnungs- (Debit-) als auch Kreditkarten sein. Abhängig davon unterscheidet sich auch ihre Abrechnung.

Kartenportfolio: Schlüsselbegriffe

Somit unterscheiden sich diese beiden Arten von Firmenkarten darin, dass im ersten Fall eine Organisation, um eine Bankkarte zu erhalten, Gelder im Voraus auf ein spezielles Kartenkonto bei einer Bank überweisen muss; im zweiten Fall stellt die Bank der Organisation tatsächlich einen Kredit zur Verfügung.

Um eine Abrechnungs- (Debit-) Firmenkarte zu erhalten, überweist die Organisation Gelder im Voraus auf ein spezielles Kartenkonto bei der Bank. Das bedeutet, dass die Verwendung einer solchen Firmenkarte es Ihnen ermöglicht, Gelder bereits auf einem speziellen Kartenkonto (SCS) zu verwalten.

Bei der Ausgabe einer Firmenkreditkarte stellt die ausstellende Bank der Organisation einen Kredit zur Verfügung. Daher ermöglicht diese Karte ihrem Inhaber Transaktionen in Höhe des von der Bank bereitgestellten Kreditrahmens.

Eine Firmenkarte wird direkt auf den Namen der materiell verantwortlichen Person der Organisation - des Karteninhabers - ausgestellt.

Beachten Sie: aufgrund der hohen Konkurrenz auf dem Markt Plastikkarten ausstellende Banken bieten ihre an Firmenkunden Mehr und mehr schlechte Bewertungen für die Verwendung von Krediten Kreditkarten, zum Beispiel unter 9,75 % pro Jahr in Rubel(d. h. weniger als 3/4 des aktuellen Refinanzierungssatzes der Bank von Russland) oder weniger als 9 % pro Jahr in Fremdwährung. Gemäß der Verordnung Nr. 1443-U der Bank of Russia vom 11. Juni 2004, die am 15. Juni 2004 in Kraft trat, wurde der Refinanzierungssatz der Bank of Russia auf 13 % pro Jahr festgelegt. Ein Mitarbeiter einer Organisation, die eine Firmenkarte verwendet, muss sich keine Gedanken über Erklärungen machen Finanzamtüber die Berechnung der Einkommensteuer Materialgewinn von einem supergünstigen Zinssatz für die Nutzung eines Darlehens [S. 2 EL. 212 der Abgabenordnung der Russischen Föderation (TC RF)], da die Gelder auf der Firmenkarte, wie oben erwähnt, Eigentum der Organisation sind. Dementsprechend kann von einer Anrechnung der Einkommensteuer auf die Differenz der Sätze keine Rede sein, sofern ein Mitarbeiter der Organisation Geld dafür ausgibt Bürokosten nach dem aktuellen Verfahren.

In der Regel bestellen Organisationen Firmenkarten bei derselben Bank, über die sie ihre Hauptabrechnungen durchführen. Einige Banken machen es zur Bedingung für die Ausstellung von Firmenkarten, ein Girokonto einer Organisation zu haben.

Die Firmenkarten einer Organisation sind mit einem ihrer speziellen Kartenkonten verknüpft. Auf dem Kartenkonto kann sich ein beliebiger Betrag befinden, dies bedeutet jedoch nicht, dass der Mitarbeiter der Organisation, auf deren Namen die Firmenkarte ausgestellt ist, diese unbegrenzt ausgeben kann. Daher können Firmenkarten geteilte und ungeteilte Limits haben, die zum Beispiel monatlich in Absprache mit der ausgebenden Bank festgelegt werden. Im ersten Fall wird für jeden Firmenkarteninhaber ein individuelles Limit festgelegt. Die zweite Option ist eher für kleine Organisationen geeignet und impliziert keine Einschränkung der Differenzierung. Somit kann der Inhaber einer Firmenkarte gemäß den Bedingungen der zwischen dem Aussteller und dem Kunden geschlossenen Vereinbarung über das Guthaben auf seinem Konto innerhalb der vom Aussteller festgelegten Ausgabengrenze verfügen, um Waren und Dienstleistungen zu bezahlen und / oder Bargeld erhalten.

Es ist möglich, mehrere Firmenkarten auf ein Kartenkonto auszustellen oder für jede Firmenkarte ein eigenes Kartenkonto zu eröffnen. Aber normalerweise ist es nicht erlaubt, eine Firmenkarte für mehrere Personen auszustellen.

Ein Kartenkonto kann in Rubel oder in Fremdwährung geführt werden. Dementsprechend können Firmenkarten sowohl in Rubel als auch in Fremdwährung ausgestellt werden.

Es gibt keine Beschränkungen für die Anzahl der Karten, die innerhalb einer Organisation geöffnet werden.

Unternehmenskarten ermöglichen es dem Management der Organisation, die Dienstausgaben des Mitarbeiters im Detail zu verfolgen.

Die Haftung gegenüber der ausstellenden Bank für die missbräuchliche Verwendung einer Firmenkarte trägt die juristische Person, in deren Namen ein spezielles Kartenkonto eröffnet wird, und Individuell- Der berechtigte Karteninhaber meldet seinerseits der Buchhaltung der Organisation alle mit der Firmenkarte angefallenen Ausgaben und erstellt einen Vorabbericht. Geld von einer Firmenkarte abzuheben bedeutet daher, sie unter den Bericht zu nehmen.

In Übereinstimmung mit der Verordnung N 23-P haben juristische Personen, die spezielle Kartenkonten eröffnet haben, die Möglichkeit, durch eine Firmenkarte gesicherte Gelder nur für die Führung auszugeben eingeschränkter Aktionsradius je nachdem, wo die Firmenkarte verwendet wird - auf dem Territorium der Russischen Föderation oder im Ausland.

So können juristische Personen - Einwohner der Russischen Föderation - in folgenden Fällen bargeldlose Transaktionen mit Firmenkarten bei Handels- (Dienstleistungs-) Unternehmen sowie Barzahlungstransaktionen durchführen:

- bei Transaktionen in Rubel (allgemeine Geschäfts-, Reise- und Bewirtungskosten):

1) Erhalt von Bargeld in der Währung der Russischen Föderation zur Umsetzung auf dem Territorium der Russischen Föderation gemäß dem Verfahren, von der Bank eingerichtet Russische Siedlungen im Zusammenhang mit Wirtschaftstätigkeit einer juristischen Person auf dem Territorium der Russischen Föderation sowie zur Zahlung der mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Person innerhalb der Russischen Föderation verbundenen Kosten in der Währung der Russischen Föderation;

2) bargeldlose Zahlung in der Währung der Russischen Föderation von Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Personen innerhalb der Russischen Föderation;

3) bargeldlose Transaktionen auf dem Territorium der Russischen Föderation im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit einer juristischen Person in der Währung der Russischen Föderation;

4) bargeldlose Transaktionen auf dem Territorium der Russischen Föderation im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit einer juristischen Person in der Währung der Russischen Föderation;

5) bargeldlose Zahlung in der Währung der Russischen Föderation von Ausgaben repräsentativer Art auf dem Gebiet der Russischen Föderation;

- bei der Durchführung von Transaktionen in Fremdwährung (nur Reise- und Bewirtungskosten):

1) bargeldlose Zahlung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Dienstreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Personen in ausländische Staaten in ausländischer Währung;

2) bargeldlose Zahlung von Bewirtungskosten in ausländischer Währung außerhalb der Russischen Föderation;

3) Erhalt von Bargeld in ausländischer Währung außerhalb der Russischen Föderation zur Bezahlung der Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Personen in ausländische Staaten.

Das bedeutet, dass Unternehmenskarten in Fremdwährung nur zur Bezahlung von Reise- und Bewirtungskosten verwendet werden können und nicht für Waren (Arbeit, Dienstleistungen) für den geschäftlichen Bedarf der Organisation bezahlt werden dürfen.

Bei der Durchführung aller oben genannten Transaktionen (mit Ausnahme der letzten drei Transaktionen in Fremdwährung) in der Währung der Russischen Föderation können Gelder von den Konten ansässiger juristischer Personen in Fremdwährung abgebucht werden.

Wenn die Währungsgesetzgebung für juristische Personen Abrechnungen in Fremdwährung erlaubt, können bei Transaktionen in Fremdwährung, wie in den letzten drei Absätzen angegeben, Gelder von den Konten ansässiger juristischer Personen in der Währung der Russischen Föderation abgebucht werden. In diesem Fall wird die vom Emittenten auf Kosten der Rubelkonten des Kunden erworbene Fremdwährung für die spätere Abwicklung von Transaktionen in Fremdwährung nicht dem Girokonto des Kunden - des Inhabers des Rubelkontos - gutgeschrieben.

Geldmittel, die dem Konto einer juristischen Person aufgrund der in den Ziffern 1, 2, 4-8 genannten Transaktionen belastet werden, gelten als von der juristischen Person auf das Konto des Firmenkarteninhabers ausgegeben. Gleichzeitig die Rückkehr nicht ausgegebene Mittel in Übereinstimmung mit geltendem Recht durchgeführt.

Juristische Personen - Gebietsfremde können die oben genannten Operationen mit Firmenkarten durchführen, die von russischen Emittenten gekauft wurden, von Konten von Gebietsfremden in der Währung der Russischen Föderation, die gemäß den Anweisungen der Bank von Russland vom 12. Oktober 2000 eröffnet wurden N 93-I "Über das Verfahren zur Eröffnung durch autorisierte Banken Bankkonten Gebietsfremde in der Währung der Russischen Föderation und Transaktionen auf diesen Konten, mit Ausnahme von:

1) bargeldlose Zahlung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Dienstreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Personen in ausländische Staaten in ausländischer Währung;

2) Erhalt von Bargeld in ausländischer Währung außerhalb der Russischen Föderation zur Bezahlung der Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftsreise von Mitarbeitern der betreffenden juristischen Personen in ausländische Staaten.

Bei Transaktionen mit Firmenkarten ohne Guthaben auf dem Konto des Kunden werden solche Transaktionen abgerechnet, indem dem Kunden ein Darlehen in angemessener Höhe gemäß den Bedingungen der Vereinbarung zwischen der ausstellenden Bank und dem Kunden gewährt wird.

Hauptdokumente, die die Verwendung von Firmenkarten durch Organisationen regeln

Bürgerliches Gesetzbuch der Russischen Föderation - Kapitel 45 "Bankkonto", Kapitel 46 "Abrechnungen";

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation - Kunst. 56, 166-168;

Abgabenordnung der Russischen Föderation - Absatz 7 der Kunst. 171, Absatz 3 der Kunst. 217, Absatz 2 der Kunst. 238, Absatz 2 der Kunst. 250, Absatz 1 der Kunst. 252, Unterabsätze 12, 22, Absatz 1 der Kunst. 264, Absatz 2 der Kunst. 264, Unterabsatz 6 des Absatzes 1 der Kunst. 265, Absatz 42 der Kunst. 270, Unterabsatz 7, Absatz 4 der Kunst. 271, Unterabsätze 5, 6, Absatz 7 der Kunst. 272;

Bundesgesetz Nr. 173-FZ vom 10. Dezember 2003 „Über die Devisenregulierung und Devisenkontrolle“;

Bundesgesetz Nr. 395-1 vom 02.12.1990 „Über Banken und Bankgeschäfte“;

Gesetz der Russischen Föderation vom 07.02.1992 N 2300-1 "Über den Schutz der Verbraucherrechte" - Kunst. 10 und 12;

Bundesgesetz vom 22. Mai 2003 N 54-FZ "Über die Verwendung von Registrierkassen bei der Durchführung von Barabrechnungen und (oder) Abrechnungen mit Zahlungskarten";

Verordnung der Bank von Russland Nr. 2-P vom 03.10.2002 „Über bargeldlose Zahlungen in der Russischen Föderation“;

Verordnung Nr. 23-P der Bank of Russia vom 09.04.1998 „Über das Verfahren zur Ausgabe von Bankkarten durch Kreditinstitute und zur Abrechnung von Transaktionen, die mit ihrer Verwendung durchgeführt wurden“;

Bank of Russia Anweisung Nr. 113-I vom 28. April 2004 „Über das Verfahren zum Öffnen, Schließen und Organisieren der Arbeit Wechselstuben und das Verfahren zur Umsetzung durch autorisierte Banken bestimmte Typen Bankgeschäfte und andere Transaktionen mit Bargeld in Fremdwährung und der Währung der Russischen Föderation, Schecks (einschließlich Reiseschecks), nominelle Kosten die in Fremdwährung angegeben ist, unter Beteiligung von Einzelpersonen";

Rechnungslegungsvorschrift "Bilanzierung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten in Fremdwährung" RAS 3/2000, genehmigt durch Verordnung des Finanzministeriums Russlands Nr. 2 vom 10.01.2000;

Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 05.01.2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der Grundschule Buchhaltungsunterlagenüber die Abrechnung der Arbeit und ihre Bezahlung;

Verordnung über die Rechnungslegung "Ausgaben der Organisation" PBU 10/99, genehmigt durch Anordnung des Finanzministeriums Russlands vom 06.05.1999 N 33n;

Anweisung des Finanzministeriums der UdSSR, des Staatskomitees für Arbeit der UdSSR, des Allunions-Zentralrats der Gewerkschaften vom 07.04.1988 N 62 "Auf Geschäftsreisen innerhalb der UdSSR", verwendet in dem Teil, der dies nicht tut widersprechen dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Organisatorische Merkmale der Beziehungen zur ausstellenden Bank

Um eine Firmenkarte zu warten, schließt eine Organisation eine Vereinbarung mit einer ausstellenden Bank, die dafür ein spezielles Kartenkonto eröffnet. Das kann sein:

Vertrag über die Verwaltung eines Kontos für die Abrechnung von Transaktionen mit internationalen Firmenkarten; oder

Rahmenvertrag über die Überlassung einer Corporate Card zur Nutzung, zB VISUM (EUROCARD/MASTERCARD)(Soll oder Haben); oder

Vertrag über die Ausgabe oder Aufrechterhaltung einer Firmenkarte.

Dem Vertrag ist eine Liste der Mitarbeiter der Organisation für die Ausgabe von Firmenkarten beigefügt, in der (falls erforderlich) das Ausgabenlimit in Rubel oder in Fremdwährung angegeben ist, sowie eine Verpflichtungserklärung zum Erhalt einer internationalen Firmenkarte.

Wenn ein Russische Organisation kein Girokonto bei der ausstellenden Bank hat, muss sie zur Eröffnung eines speziellen Kartenkontos folgende Unterlagen einreichen:

1) eine von einem Notar oder der Registerbehörde beglaubigte Kopie der Satzung;

2) eine notariell beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde;

3) eine notariell beglaubigte Kopie der Bescheinigung über die staatliche Registrierung einer juristischen Person;

4) eine Kopie des Beschlusses über die Gründung einer juristischen Person (Gründerbeschluss, Protokoll Nr. 1 usw.), beglaubigt durch das Siegel der Organisation;

5) eine notariell beglaubigte Karte mit Unterschriftsproben - für jedes Konto;

6) Kopien von Dokumenten, die durch das Siegel der Organisation beglaubigt sind und die Autorität der auf der Karte angegebenen Personen mit Unterschriftsproben bestätigen (Entscheidung, Protokoll, Anordnung, Vollmacht usw.);

7) eine notariell beglaubigte Kopie der Registrierungsbescheinigung einer juristischen Person bei einer Steuerbehörde;

8) eine Kopie der Codes des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands, beglaubigt durch das Siegel der Organisation;

9) eine Liste der Mitarbeiter für die Ausgabe von Firmenkarten mit Angabe der Ausgabengrenze (festgelegtes Format) auf elektronischen Medien und in Papierform, beglaubigt durch Siegel und Unterschriften der verantwortlichen Personen;

10) Kundenfragebogen (im festgelegten Format), unterzeichnet vom Leiter, Hauptbuchhalter und beglaubigt durch das Siegel der Organisation;

11) ein Antrag auf Eröffnung eines Kontos - für jedes Konto;

12) Bankkontovertrag;

13) eine Vollmacht zur Eröffnung eines Kontos und zum Erhalt der entsprechenden Dokumente - bei der Eröffnung eines Kontos durch eine dritte Person (mit Ausnahme der auf der Karte mit Unterschriftsproben angegebenen Personen);

14) eine Verpflichtungserklärung (im festgelegten Format) mit Angabe des Namens jedes Mitarbeiters der Organisation, auf deren Namen die Karte ausgestellt wurde;

15) eine Kopie des Reisepasses jedes Mitarbeiters der Organisation, auf dessen Namen die Karte ausgestellt ist, vom Leiter unterzeichnet und von der Organisation gesiegelt;

16) eine notariell beglaubigte Kopie der Lizenz zur Ausübung der entsprechenden Art der Tätigkeit für juristische Personen, die sind Finanzinstitutionen(d. h. Erbringung von Dienstleistungen finanzieller Art - Investmentfonds, Factoring-Unternehmen, Rohstoffe und Währungsumtausch, Maklerorganisationen, die auf tätig sind Aktienmarkt, Versicherungsgesellschaften, nicht staatlich Rentenfonds usw.).

Auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen schließen die ausstellende Bank und die Organisation eine Vereinbarung über die Verwaltung eines Kontos für die Abrechnung von Transaktionen mit internationalen Firmenkarten.

Merkmale der Abrechnung von Transaktionen mit Firmenkarten

Wie wir bereits herausgefunden haben, wird eine Bankkarte als Firmenkarte anerkannt, die es ihrem Inhaber ermöglicht, Transaktionen auf dem Konto einer juristischen Person durchzuführen. Daher die Auszahlung durch den Firmenkarteninhaber - einen Mitarbeiter der Organisation von Geldern von der Karte gleichgesetzt mit der Ausgabe von Geld im Rahmen des Berichts.

Von einem speziellen Kartenkonto abgeschriebene Gelder gelten als gegen Meldung an eine materiell verantwortliche Person ausgegeben und werden auf Konto 71 „Abrechnungen mit verantwortlichen Personen“ verbucht. Die Zweckmäßigkeit des Abbuchens von Geldern von der Firmenkarte wird vom Leiter der Organisation bei der Genehmigung des Vorberichts bestätigt.

Am Ende der Frist für die Ausgabe von Geldern gegen Bericht oder nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise muss der Inhaber der Firmenkarte der Buchhaltung der Organisation eine Vorabmeldung mit allen erforderlichen Belegen, einschließlich Originalbelegen, elektronischen Terminalbelegen, Kassenbons oder Geldautomatenquittungen.

Der Zettel wird dreifach mit Durchschlag ausgefüllt: Der erste wird dem Käufer ausgehändigt, der zweite dem Abholer ausgehändigt, der dritte zusammen mit dem Kassenbericht an die Buchhaltung übergeben. Der Käufer unterschreibt den Zettel, die Echtheit seiner Unterschrift wird vom Kassierer des Handels(dienstleistungs)unternehmens geprüft.

Kartenportfolio: Wissensnachschub

Beachten Sie: gemäß Klausel 5.11 der Verordnung N 23-P hat die Bank das Recht, von der Organisation eine Bestätigung aller mit Firmenkarten getätigten Transaktionen zu verlangen. Wenn eine Unternehmenskarte außerhalb der Russischen Föderation verwendet wird, ist die Organisation außerdem verpflichtet, innerhalb eines Monats ab dem Datum der Transaktionen mit ihr Belege für jede Transaktion bei der autorisierten Bank einzureichen (Abschnitt 6.2 der Verordnung N 23-P). .

Zur Bedienung einer Firmenkarte wird ein SCS eröffnet, dessen Geld im Auftrag der Organisation von ihrem Abrechnungs- oder Darlehenskonto gutgeschrieben wird. SCS bezieht sich auf spezielle Bankkonten und wird auf einem separaten Unterkonto von Konto 55 „Sonderbankkonten“ geführt.

Diese Transaktionen werden in den Buchungsunterlagen wie folgt widergespiegelt:

Dt 55, Unterkonto „SKS“, Kt 51 „Abrechnungskonten“ - spiegelt die Gutschrift von Geldern in Rubel auf einem speziellen Kartenkonto wider, wenn eine Abrechnungs- (Debit-) Firmenkarte verwendet wird;

Dt 55, Unterkonto „SKS“, Kt 52 „Devisenkonten“ - spiegelt die Gutschrift von Geldern in Fremdwährung auf einem speziellen Kartenkonto wider, wenn eine Firmenkarte für die Abrechnung (Debit) verwendet wird. Währungsoperationen auf spezielle Kartenkonten in Fremdwährung müssen gemäß den Anforderungen der Devisengesetzgebung und der PBU 3/2000 durchgeführt werden;

Dt 55, Unterkonto "SKS", Kt 66 "Berechnungen für Kurzfristige Kredite und Kredite", Unterkonto "Kreditrahmen auf einer Kreditkarte", - bei Verwendung einer Firmenkreditkarte wird das Guthaben einem speziellen Kartenkonto gutgeschrieben;

D-t 66, Unterkonto „Kreditrahmen auf einer Kreditkarte“, K-t 51 - spiegelt die Höhe der Rückzahlung von Schulden an die Bank auf einer Kreditlinie wider, die gemäß der Vereinbarung über die Ausgabe und Bedienung einer Kreditkarte eröffnet wurde, sowie die Zinsen für diese Kreditlinie.

Analytische Buchhaltung im Falle der Ausgabe einer Kreditkarte, es ist ratsam, im Zusammenhang mit Karteninhabern zu bleiben;

Dt 91-2 „Sonstige Ausgaben“ Kt 51 „Abrechnungskonten“ - spiegelt die Kosten für die Bezahlung von Bankdienstleistungen im Zusammenhang mit der Eröffnung und Führung eines speziellen Kartenkontos wider.

Zu Zwecken Buchhaltung Bankprovisionen für die Eröffnung und Wartung von Kartenkonten werden als Betriebsausgaben der Organisation (Klausel 11 PBU 10/99) und für die Zwecke anerkannt Steuerbuchhaltung- als Teil der nicht betrieblichen Aufwendungen (§ 265 Abs. 15 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

In der Buchhaltung spiegelt sich die Auszahlung von Geldern von einer Firmenkarte in den folgenden Einträgen wider:

Dt 71 „Abrechnungen mit Rechenschaftspflichtigen“ Kt 55, Unterkonto „SKS“, - spiegelt den vom Karteninhaber abgehobenen Geldbetrag wider, um Waren, Arbeiten und Dienstleistungen zu bezahlen;

Dt 71 Kt 55, Unterkonto „SKS“, - Bargeldabhebung durch den Firmenkarteninhaber wird widergespiegelt.

In Übereinstimmung mit Absatz 1 der Kunst. 2 des Bundesgesetzes „Über die Verwendung von Registrierkassen bei der Durchführung von Barabrechnungen und (oder) Abrechnungen mit Zahlungskarten“ Wenn der Käufer mit einer Firmenbankkarte bezahlt, muss der Verkäufer durchbrechen Kassenbon. Gleichzeitig wird das Geld für mit Firmenkarten bezahlte Waren nicht tatsächlich in die Kasse des Verkäufers eingezahlt, da es sofort auf das Abrechnungskonto des Handels(dienstleistungs)unternehmens geht.

Gleichzeitig muss der Kaufbetrag im Z-Bericht (der Endkontrolle, die am Ende eines jeden Arbeitstages vom Kassierer gestempelt wird) angegeben werden. Dies bedeutet, dass die Daten des Z-Berichts nicht mit dem Bargeldbetrag übereinstimmen, der an der Kasse eines Handels- (Dienstleistungs-) Unternehmens eingegangen ist. Gemäß dem derzeitigen Verfahren erstellt der Kassierer täglich einen Bescheinigungsbericht des Kassierers im Formular N KM-6, genehmigt durch den Erlass des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 25. Dezember 1998 N 132, und zusammen mit dem Tageserlös gemäß Belegauftrag an der Kasse des Gewerbebetriebes (Dienstleistungen) oder direkt beim Bankeinzug abzugeben. In einem solchen Fall muss eine Barquittung über den tatsächlichen Barbetrag ausgestellt werden Kasse auf der Grundlage von Klausel 22 des Verfahrens zur Durchführung von Bargeldtransaktionen in der Russischen Föderation, genehmigt durch den Beschluss des Verwaltungsrats der Bank von Russland vom 22. September 1993 N 40 und das Schreiben des Ministeriums für Steuern und Abgaben von Russland für die Stadt Moskau vom 25. Oktober 2002 N 29-12 / 51251. Dementsprechend muss im Journal des Kassierers (Formular N KM-4, genehmigt durch den Erlass des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 25. Dezember 1998 N 132) der mit der Firmenkarte bezahlte Kaufbetrag angegeben werden in Spalte 13 (Übergeben / Bezahlt laut Unterlagen).

Wenn die Bank mit einem Handels- (Dienstleistungs-) Unternehmen für Transaktionen abrechnet, die mit Bankkarten durchgeführt werden (Acquiring), werden in der Buchhaltung eines Handels- (Dienstleistungs-) Unternehmens folgende Buchungen vorgenommen:

Dt 62 „Abrechnungen mit Käufern und Kunden“ Kt 90 „Einnahmen“, Unterkonto „Einnahmen aus Sachverkäufen“, - spiegelt die Schulden für Waren wider, die mit Firmenbankkarten bezahlt wurden;

Dt 57 „Überweisungen unterwegs“ Kt 62 „Abrechnungen mit Käufern und Kunden“ - die Überweisung an die Bank per E-Mail des Registers der Belege widerspiegeln;

Zimmer 51 Zimmer 57 - spiegelte die Gutschrift von Geldern auf dem Verrechnungskonto wider (basierend auf der Verordnung Nr. 2-P der Bank of Russia "Über bargeldlose Zahlungen in der Russischen Föderation").

Eine Sberbank-Unternehmenskarte wird zum Speichern von Unternehmensgeldern verwendet, wird jedoch auf den Namen eines Mitarbeiters ausgestellt, der das Recht hat, dieses Geld für die Bedürfnisse des Unternehmens zu verwenden. Solche Mittel werden im Rahmen des Berichts zugewiesen, daher ist es erforderlich, der Buchhaltungsabteilung Dokumente zur Verfügung zu stellen, die die Verwendung der Finanzmittel für den beabsichtigten Zweck bestätigen.

Zweck

Der Hauptzweck dieser Karte ist erleichtern den Ausgabenprozess und es einfacher machen, diese Kosten zu kontrollieren.

Technisch gesehen ist dies eine normale Debitkarte., aber es gibt eine Option zum Öffnen Kreditkonto für ein Unternehmen, das auch Unternehmensfunktionen wahrnimmt.

Ein solches Tool zum Speichern und Verwalten von Unternehmensgeldern ist für Personen relevant, die auf Geschäftsreisen gehen, bei denen geplante oder unvorhergesehene Ausgaben erforderlich sein können.

Es ist möglich, eine von vier Arten von "Kunststoff" herzustellen:

• Visa-Geschäft;
• MasterCard-Geschäft;
• Sonderversion „Corporate“;
• Budgetoption.

Im letzteren Fall kann sich der Mitarbeiter einen beliebigen Betrag auszahlen lassen. Die ersten beiden Optionen gelten als die gebräuchlichsten und werden für alle Organisationen ausgegeben, die über ein eigenes persönliches Konto verfügen. Bei Bedarf das Konto kann mit Fremdwährung aufgefüllt werden und in anderen Ländern "Plastik" für bargeldloses Bezahlen verwenden.

Die Regelgültigkeitsdauer beträgt drei Jahre. Abhängig von den von der Organisation festgelegten Limits können Sie entweder unbegrenzte Beträge ausgeben oder ein bestimmtes Budget verwenden. Gleichzeitig gibt es für die Version der Firmenkarte der Sberbank "Budget" bestimmte Grenzen für die Abhebung und Ausgabe von Bargeld.

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Einfache Konto- und Limitverwaltung.

Der Geschäftsreisende muss nicht ständig Bargeld dabei haben.

Die Möglichkeit, das Geld des Unternehmens zu retten, selbst wenn die Karte verloren geht, indem sie gesperrt wird.

Alle Bargeldtransaktionen werden in einem sicheren Modus mit den Technologien MasterCard SecureCode und Verified by Visa durchgeführt, was einen zusätzlichen Schutz vor Eindringlingen bei bargeldlosen Zahlungen und Transaktionen im Internet gewährleistet.

Eine Firmenbankkarte ist eine moderne mobile Zahlungsmethode, mit der Mitarbeiter fast überall und jederzeit Einkäufe tätigen und Rechnungen im Namen des Unternehmens bezahlen können. Wir erklären Ihnen, was Firmenbankkarten sind, wie sie sich von gewöhnlichen unterscheiden und wie sie ausgestellt und verwendet werden.

Was sind Firmenkarten

Mitarbeiter müssen ständig für etwas im Namen und im Interesse ihrer Organisation bezahlen: Bewirtungs- und Reisekosten, Rechnungen von Lieferanten, Versorgungsunternehmen, Büromaterial, Fahrkarten usw.

Um solche Ausgaben nicht auf eigene Kosten zu bezahlen, müssen die Mitarbeiter die Ausstellung einer Rechenschaftspflicht bei der Kasse der Organisation beantragen Geldbeträge, sowie Berichte über bereits ausgegebene Mittel einreichen. Gleichzeitig gelten die festgelegten Absätze 5 und 6 der Anweisung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 07.10.2013 Nr. 3073-U, die Begrenzung der Ausgabe von Geldern aus der Kasse im Rahmen einer Vereinbarung (100.000 Rubel). muss beachtet werden.

Spickzettel zum Artikel der Redaktion von BUKH.1C für diejenigen, die keine Zeit haben

1. Firmenkarte - eine Art Debit- und Kreditkarte, mit der Mitarbeiter des Unternehmens unabhängig Bewirtung, Reisen und andere Ausgaben bezahlen können, die direkt mit den wirtschaftlichen Aktivitäten der Organisation zusammenhängen.

2. Geld auf einer Firmenkarte ist das Geld der Organisation selbst, und bei Verwendung der Karte wird automatisch Geld von ihrem Girokonto ausgegeben.

3. Firmenkarten sind Debit- und Kreditkarten, registriert und Inhaber, Rubel und Währung.

4. Informieren Sie die Steuerbehörden und außerbudgetäre Mittel Organisationen sind nicht verpflichtet, Unternehmenskarten auszustellen.

5. Firmenkarten können sowohl für Bargeldabhebungen als auch für bargeldlose Zahlungen verwendet werden.

6. Die Organisation genehmigt unabhängig das Verfahren zur Meldung von Geldern, die von einer Firmenkarte abgehoben und überwiesen wurden.

Daher ist die standardmäßige Ausgabe von Geld im Rahmen des Berichts mit bekannten Unannehmlichkeiten verbunden: Zeitkosten, Papierkram und Beschränkungen des Geldbetrags. Eine viel bequemere und modernere Alternative zu dieser Methode der Geldausgabe an Mitarbeiter ist die Verwendung von Firmenbankkarten.

Eine Firmenkarte ist eine Art von Debit- und Kreditkarte, die es Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, Bewirtung, Reisen und andere Ausgaben, die direkt mit den Geschäftsaktivitäten der Organisation zusammenhängen, unabhängig zu bezahlen.

Das Geld auf einer solchen Karte ist das Geld der Organisation selbst, und bei Verwendung der Karte wird automatisch Geld von ihrem Girokonto ausgegeben. Alternativ von einem Kartenkonto, an das eine Firmenkarte gekoppelt ist. Daher haben Firmenkarten oft ein Limit für Abhebungen und Ausgaben, um eine große Verschwendung zu vermeiden.

Das Recht zur Verwendung von Firmenkarten kann ein Mitarbeiter der Organisation haben (z. B. Hauptbuchhalter) und mehrere. In der Regel werden Firmenkarten vom Direktor, Buchhalter, Sekretär sowie von Mitarbeitern gehalten, deren Aktivitäten mit regelmäßigen Geschäftsreisen zusammenhängen.

Firmenkarten sind von den folgenden Arten:

Lastschrift- Für die Berechnungen werden die Eigenmittel der Organisation verwendet. Gleichzeitig ist es möglich, einen Überziehungskredit anzuschließen – sofern der Eigenmittel, die Organisation stellt die Bank Fremdmittel in einer bestimmten Höhe zur Verfügung.

Anerkennung- Beschäftigte ziehen sich zurück und bezahlen nicht mit dem Geld der Organisation selbst, sondern mit geliehenen Mitteln eines Kreditinstituts.

Auch Karten können sein Eingetragen(wird an einen bestimmten Mitarbeiter ausgegeben und kann nur von ihm verwendet werden) und Inhaberkarten(nicht namentlich genannt, es ist jeder Person, die die Karte zur Zahlung vorlegt, erlaubt, mit solchen Karten zu bezahlen und Geld abzuheben).

Darüber hinaus gibt es Firmenkarten in Rubel und Währung. Deren Vollstreckung ist insbesondere dann gerechtfertigt, wenn die Zahlung der damit verbundenen Kosten erforderlich wird Auslandsdienstreisen Angestellte.

Registrierung von Firmenkarten

Das Verfahren zum Ausstellen und Empfangen von Firmenkarten wird durch die Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 24. Dezember 2004 Nr. 266-P "Über die Ausgabe von Zahlungskarten und die mit ihnen durchgeführten Operationen" geregelt. Die Registrierung von Firmenkarten erfolgt durch Banken auf der Grundlage des entsprechenden Antrags der Organisation.

Eine Firmenbankkarte ist es nicht Bankkonto, sondern ist nur ein Zahlungsmittel (Abschnitt 1.12 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 24. Dezember 2004 Nr. 266-P). Daher ist die Einrichtung einer Firmenkarte nur möglich, wenn die Organisation über bestehende Bankkonten verfügt. Es ist unmöglich, eine Karte ohne ein gültiges Konto zu erhalten.

Eine Firmenkarte kann sowohl mit einem bestehenden Girokonto verknüpft werden, als auch ein separates Konto für eine solche Karte eröffnet werden. Wenn eine Organisation ein spezielles Kartenkonto eröffnet, wird das Geld darauf autonom und unabhängig vom Geld auf dem Girokonto geführt. Mehrere Firmenkarten können mit einem Konto verknüpft werden.

Organisationen sind nicht verpflichtet, die Steuerbehörden und außerbudgetären Fonds über die Ausstellung von Firmenkarten zu informieren. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, die Eröffnung von Kartenkonten anzuzeigen, da diese Pflicht wurde abgebrochen Bundesgesetz vom 02.04.2014 Nr. 52-FZ.

Bei der Eröffnung eines Kartenkontos für eine Firmenkarte wird einem Antrag auf Eröffnung (im Namen einer juristischen Person) normalerweise ein Auszug aus dem einheitlichen staatlichen Register der juristischen Personen, eine Erklärung des zukünftigen Firmenkarteninhabers über die Ausstellung einer Karte, beigefügt , seinen Reisepass sowie eine Vollmacht für den Karteninhaber mit dem Recht, über Gelder auf der Karte zu verfügen. Eine spezifische Dokumentenliste wird von der Bank erstellt.

Die Bank bietet auch an, bestimmte Limits für die Abbuchung von Geld von der Karte festzulegen. Für jede Karte können individuelle Limits festgelegt werden. Sie können dauerhaft oder vorübergehend sein. Beispielsweise kann eine Bank nach Vereinbarung mit einer Organisation Inhabern von Firmenkarten verbieten, mehr als 10.000 Rubel pro Woche von einer Karte abzubuchen.

Unternehmenskarten

Was hindert Ihrer Meinung nach die weit verbreitete Verwendung von Firmenbankkarten?

Verwendung von Firmenkarten

Firmenkarten können sowohl für Bargeldabhebungen als auch für bargeldlose Zahlungen verwendet werden. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter für die Durchführung dieser Operationen keinen Antrag stellen, und die Geschäftsführung stellt ein separates Verwaltungsdokument aus (Abschnitt 6.3 der Richtlinie der Zentralbank der Russischen Föderation vom 11. März 2014 Nr. 3210-U). Es ist nicht erforderlich, Geld von der Bank an die Kasse des Unternehmens zu überweisen und im Rahmen des Berichts auszugeben. Beim Abheben von Bargeld von einer Firmenkarte ist es auch nicht erforderlich, dieses Geld über die Kasse zu überweisen.

Geld mit Hilfe einer Karte kann jederzeit vom Mitarbeiter selbst abgehoben und bei Bedarf auf ein anderes Konto überwiesen werden. Ein Sonderfall eines solchen Bedarfs ist eine Geschäftsreise.

Auf einer Geschäftsreise kann ein Mitarbeiter mit einer Firmenkarte für Fahrkarten, Kraftstoff, Hotelzimmer, Kantinen- und Cafédienste sowie alle damit verbundenen Bewirtungskosten bezahlen. Darüber hinaus kann ein Mitarbeiter, der sich außerhalb Russlands befindet, bei Vorhandensein einer Firmenkarte in Fremdwährung frei Fremdwährung von einer solchen Karte abheben.

Alle auf diese Weise von der Firmenkarte abgebuchten Beträge gelten automatisch als an den entsandten Mitarbeiter zur Meldung ausgegeben. Ein Mitarbeiter, der von einer Dienstreise zurückkehrt, muss nur die entstandenen Kosten melden Einheitliche Form Nr. AO-1.

Gleichzeitig ist es nicht erforderlich, Berichte über alle Fälle zu erstellen, in denen Gelder von der Karte ausgegeben werden. Der Gesetzgeber enthält solche Regelungen nicht. Daher hat der Mitarbeiter das Recht, eine einzige Vorabmeldung für alle Fälle von Geldentnahmen und -ausgaben von der Karte zu erstellen. Die Bereitstellung der Belege (Kassenbelege, Fahrscheine etc.) erfolgt in allgemeiner Weise.

Die Organisation genehmigt unabhängig das Verfahren zur Meldung von Geldern, die von einer Firmenkarte abgehoben und überwiesen wurden. Die Häufigkeit der Übermittlung solcher Vorabberichte an die Buchhaltung wird ebenfalls von der Organisation selbst unter Berücksichtigung der Art ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit festgelegt.

Um eine Firmenbankkarte verwenden zu können, muss ein Mitarbeiter eine personalisierte Firmenkarte besitzen oder in die Liste der Mitarbeiter der Organisation aufgenommen werden, die berechtigt sind, nicht personalisierte Firmenkarten zu verwenden. Diese Liste vom Leiter der Organisation genehmigt.

Im Allgemeinen ist es aufgrund des Wesens einer Firmenkarte nicht erlaubt, sie für die folgenden Zwecke zu verwenden:

• Zahlung von Gehältern an Mitarbeiter;
• Zahlung von Leistungen und Vergütungen an Mitarbeiter;
• Kauf von Waren und Dienstleistungen für persönliche Zwecke, die nicht mit den wirtschaftlichen Aktivitäten der Organisation zusammenhängen.

Aber diese Regel bedeuten nicht, dass Geld von einer Firmenkarte nicht für die oben genannten Zwecke verwendet werden kann. In der Tat können sie das, da die Gesetzgebung keine Beschränkungen für die Verwendung von Firmenkarten enthält. Gleichzeitig muss das Abheben von Geld von der Karte für Zwecke, die nicht von den Bedürfnissen der Organisation selbst bestimmt werden, ordnungsgemäß verarbeitet werden. Um Gehälter zu zahlen, kann ein Buchhalter also Geld von einer Karte abheben und es mit einem Bargeldbeleg in die Kasse der Organisation einzahlen.

Mitarbeiter können Firmenkarten auch für private Zwecke verwenden (es wird nicht möglich sein, dies rechtzeitig zu verfolgen und zu verhindern), aber dies führt zu Verschwendung. Es muss auf Kosten des Gehalts des Arbeitnehmers aufgefüllt werden.

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